Frivillige er og skal være en bærende kraft i Ringkøbing-Skjern Museums drift og ledelse, og derfor tilbydes de uddannelse på Frivillighedsakademiet, og museets styrelse bruger governance anbefalingerne om krav til de udpegende organisationers etårige valgperioder. Den indsats udløste Årets Offentlige Bestyrelsespris for Kultursektoren – læs mere om baggrunden for prisen nederst i artiklen
Ringkøbing-Skjern Museum har ti lokaliteter rundt om Ringkøbing Fjord med vægt på aktiviteter (levende museum). Det kræver mange frivillige, når budgettet skal nå sammen. Derfor er det en kontinuerlig udfordring at fastholde engagementet hos de 300 frivillige og kontinuerligt sikre (og højne) kvaliteten af deres formidlingskompetencer, så de besøgende får en god oplevelse. Driften af Ringkøbing-Skjern Museum er en succes med 180.000 besøgende (2012) og en egenindtjening på 48 procent.
Frivillighedsakademiet sætter landsdækkende standard
Frivillighedsakademiet er unikt og udsprunget af Ringkøbing-Skjern Museum. Det indgår i dag i kulturaftalen med Kulturstyrelsen. Akademiet udbyder uddannelser i formidling til frivillige på dagsseminarer med det mål at gøre dem til bedre formidlere. Dermed hæves kvaliteten af de oplevelser, gæsterne får. Gevinsterne er:
- Større ensartethed i kvaliteten af formidlingen
- Øget bevidsthed hos de frivillige om deres formidlingsrolle frem for at ”nørde” med det, de selv synes, er spændende
- Giver de frivillige mulighed for at kunne varetage mere ansvarsfulde opgaver. Dermed bliver de dybere involveret i aktiviteterne på lige fod med de professionelle, så de ikke ”bare går til hånde”. Det giver de frivillige en større glæde ved at være frivillig.
600 har deltaget i de foreløbigt to uddannelsesforløb, og Frivilligheds-akademiet har potentiale til at blive en permanent uddannelse på alle danske museer.
Vigtigste interessenter med de rigtige repræsentanter i styrelsen
Museets styrelse har 11 medlemmer. Styrelsen ønsker de største tilskudsydere repræsenteret (2 byrådspolitikere og 1 regionspolitiker) og den største markedsføringskanal (1 turistforeningen) samt den lokale forankring (1 erhvervslivet) + lovkrav om 1 medarbejderrepræsentant. Da museums-foreningerne samtidig ønsker flertal i styrelsen, udpeger de hver tre repræsentanter.
For at sikre den bedst mulige styrelse, indgiver styrelsen en skriftlig anmodning til byrådet og regionsrådet om de kompetencer og det netværk, de ønsker af deres repræsentanter inden konstituering.
Museumsforeningernes medlemmer udpeges for et år ad gangen, og her henstiller styrelsen, at der f.eks. skeles til alder, når nye udpeges, for styrelsen er ”lidt grå i toppen”.
”Vi er stolte over, at lokale amatører som os kan få en national anderkendelse for vores indsats,” siger bestyrelsesformand Hans Ole Jessen, Ringkøbing-Skjern Museum og fortsætter: ”Og timingen er perfekt, for nu kan vi med endnu større vægt fremhæve vores kvalifikations- og netværksønsker til de personer, de udpegende organisationer udpeger her efter kommunalvalget.”
Den samlede styrelse har i denne periode haft et heldagsseminar om kompetencebehov og opgavefordeling for at sikre den mest effektive styrelse, og det er smittet af i fordeling af posterne. F.eks. er næstformanden engageret om de frivillige, mens formanden er engageret om museumsdrift.
Forretningsudvalget kontrollerer og skærer bestyrelsesdagsordenen til
I arbejdsdelingen og sikringen af et smidigt beslutningssystem har styrelsen nedsat et forretningsudvalg (4 personer) med formand, næstformand og et byrådsmedlem samt et menigt medlem fra en museumsforening. Forretningsudvalget mødes 10-12 gange årligt, hvor de håndterer løbende sager og forbereder styrelsesmøderne med bl.a. at skære dagsordenen til og foretage nødvendige analyser og sonderinger i baglandet.
Forretningsudvalget har fokus på de hårde opfølgningstal hver gang – besøgstal og ikke mindst ned i detaljen om, hvilken lokalitet der besøges, hvem museumsgæsterne er og deres tilfredshed etc., så der hele tiden er føling med udviklingen og mulighed for at iværksætte nye tiltag eller yderligere undersøgelser, hvis der er behov.
Styrelsen træffer de strategiske beslutninger
Styrelsen mødes fem gange årligt, og møderne følger årshjulet, der igen er tilpasset dagsordenerne i kommunens kultur- og økonomiudvalg.
Styrelsen træffer de strategiske beslutninger om f.eks. at samarbejde med Varde Museum om fælles arkæologi (for at leve op til forsknings-forpligtigelsen) og fælles EDB bogholderi mv. samt samarbejde om markedsføring for at styrke driften – men også beslutningen om ikke at fusionere med Varde Museum.
Forud for næste års budget foretager styrelsen en samlet evaluering, så der i de kommende budgetter kan foretages prioriteringer af nye tiltag.
Bedømmelsesudvalget kårede Ringkøbing-Skjern Museum til Årets Offentlige Bestyrelse
Bedømmelsesudvalget består af:
- Professor Steen Thomsen, CBS
- Stats. aut. revisor Søren Peter Nielsen, KPMG
- Direktør Jørgen Ulrik Jensen, Pluss Leadership
- Advokat Carsten Fode, KromannReumert
Udvalget har sat fokus på bestyrelsens – ikke kun formandens – værdiskabende aktiviteter og evner til at reflektere og handle ud fra Ringkøbing-Skjern Museums helt særlige forhold. I Ringkøbing-Skjern Museums bestyrelsesarbejde er der lagt vægt på bestyrelsens organisering, praktiske bestyrelsesarbejde og evne til at følge op på beslutninger og sikre kvaliteten af organisationens arbejde.
Bedømmelsesudvalget lagde særligt vægt på Ringkøbing-Skjern Museums:
- Evne til at agere professionelt i en organisation af frivillige
- Proaktive indsats over for udpegende organisationer
- Etårige valgperioder for museumsforeningernes udpegede
- Skabelse af Frivillighedsakademiet, som kan løfte det store og brede frivillige arbejde, der er et grundvilkår for et levende museum.
