Giv magten tilbage til bestyrelsen

0
9

Bestyrelserne i forsyningsselskaberne beslutter hvert år at igangsætte fornyelse og forbedring i selskabet for flere hundrede millioner kroner, men hvem bestemmer reelt, hvad bestyrelsen nikker til?

Orbicon Informatik har udviklet procesunderstøttelsesværktøjet dGraph Portfolio Manager (dGPM), hvor beslutningstagere kan arbejde med strategiske KPI’er. Det giver ikke alene mulighed for at lægge bestyrelsens, byrådets, lovgivningens… strategiske prioriteringer ind i investeringsovervejelserne; det giver transparens i hele beslutningsprocessen, inkl. alternative investeringer, så der skabes et reelt beslutningsgrundlag for bestyrelsen. 

Og da redskabet netop arbejder med transparens i alle led, kan alle led fra den enkelte fagspecifikke projektleder, over projektchef og til direktør måle, i hvilken grad hver (del)investeringsforslag bidrager til opfyldelsen af de ofte meget forskelligartede strategiske mål for selskabet. 

dGPM kan skabe konsensus om konkurrerende dagsordener

Selvom bestyrelsen er forsyningsselskabets øverste myndighed, er mange af selskabets opgaver defineret og besluttet af andre interessenter – Naturstyrelsens Miljømål & Servicemål, Forsyningssekretariatets Benchmark-krav, lokalpolitikeres beslutninger om byudvikling for nu at nævne nogle. Det øremærker i praksis store dele af investeringsbudgetterne.

Trods øremærkningen skal disse krav omsættes til konkrete mål og tidsplaner for selskabet. Her kan dGPM skabe transparens i de komplekse sammenhænge. Det øger sandsynligheden for, at de relevante interessenter i fællesskab opnår konsensus om målene, fremfor at hver især ’slås’ for udvalgte mål. Så allerede på det strategiske plan kan dGPM give bestyrelsen indsigt i og indflydelse på de operative valg, når KPI’erne bliver valgt, vægtet og lagt ind i dGPM.

I modsætning til i dag, hvor Key Performance Indicators (KPI’er) ofte drejes over i økonomiske budgetmål, og hvor strategi og forandringsparathed nedtones til fordel for bagudrettet (reaktiv) opfølgning. Derfor havner bestyrelsen ofte i en situation, hvor den overvejende del af tiden bliver brugt til opfølgning fremfor udvikling. 

Det digitale samlingssted giver overblik over de hårde til- og fravalg

dGPM er et digitalt samlingssted, hvor de mange KPI’er kan diskuteres og balanceres op mod hinanden, og hvor alle kan gennemskue, hvad der sker. Beslutningsstøtteværktøjet er så let tilgængeligt, at alle i organisationen kan anvende det, for der skal være transparens for at kunne skabe konsensus hvert eneste år om de hårde tilvalg/fravalg, når nu investeringsbehovene er langt større end budgetterne tillader.

I mange selskaber har IT-systemerne – i stedet for at gøre livet lettere – tilført beslutningsprocesserne en så voldsom kompleksitet, at kun få nøglepersoner i organisationen kan trække essensen ud af de bagvedliggende data. Dermed forsvinder den nødvendige transparens.

Prioritering mellem ”æbler og pærer”

En af bestyrelsens – og andre beslutningstageres – helt store udfordringer er, at de indkomne projektforslag kan omhandle så forskelligartede projekter, at det er som at sammenligne æbler og pærer. Skal et projekt om separat-kloakering prioriteres højere end en medarbejdertilfredshedsundersøgelse? 

I dGPM scores projektforslagene ud fra strategisk værdi. Strategisk værdi bliver en fælles møntfod, som tillader sammenligning på tværs. Denne mulighed er særligt stærk, når organisationen er multi-disciplinær, f.eks. en multi-forsyning med vand, spildevand, el, varme osv.

De fem trin til den rigtige investeringsbeslutning

dGPM processens fem trin er så enkle, at alle i organisationen kan følge den. For eksemplets skyld beskrives den for en forsyningsvirksomhed, hvor projektchefen er valgt som den centrale figur:

  1. Projektchefen udvælger sammen med den øvrige chefgruppe de relevante KPI’er – typisk med afsæt i visioner og centrale servicemål. KPI’erne drøftes og godkendes efterfølgende af bestyrelsen. Processen er utroligt interessant, for ofte går det op for alle deltagere, hvor kompleks et kravbillede selskabet arbejder under.
  2. Afhængig af hvem man er, har KPI’erne forskellig prioritet. De organiseres og vægtes derfor i et antal temaer. Projektchefen udpeger nogle toneangivende interessenter til at udvælge temaer, der har stor bevågenhed i forsyningen. Det kan være ”Fokus på effektivisering” eller ”Fokus på kundetilfredshed”. Temaerne kan også laves, så de repræsenterer en gruppes synspunkt, f.eks. ”Bestyrelsens Prioriterede Liste”.
  3. Projektchefen beder nu projektlederne om at lægge alle deres skitseprojekter ind. 
    Projekterne scores sammen med projektchefen op mod KPI’erne og indikerer derved, i hvor høj grad projektet har en gavnlig effekt på de valgte KPI’er. Dette procestrin skaber et utroligt godt overblik for projektchefen og besvarer, ”hvorfor” projekterne i det hele taget er kommet på tegnebrættet. Scoringerne danner senere grundlag for beregning af strategisk værdi i scenarierne.
  4. Når de tre første procestrin er på et tilfredsstillende niveau, laver projektchefen sammen med chefgruppen et eller flere beslutningsoplæg – typisk koblet til et budget. Det kan være en mindre byggemodning, næste års plan for reinvesteringer, men kan også være en 4-års-plan for al aktivitet, der foreslås udført.
  5. Beslutningsoplæg fremlægges nu for eksempelvis bestyrelsen og underbygges med illustrationer af strategisk effekt, budgetoverholdelse  

I den fleksible proces kan man springe frem og tilbage mellem procestrinene, opdatere, og straks se effekten af justeringerne. dGPM værktøjet giver mulighed for at præsentere oplæggene interaktivt og lave ”What If” analyser sammen med beslutningspanelet. 

Med processen er der ikke længere tvivl om, hvorfor projekterne er valgt, og at kriterierne udspringer af bevidste organisatoriske valg fremfor uklare mindretalssynspunkter. Projektchefen forbliver det centrale omdrejningspunkt i hele processen samtidig med, at resten af organisationen er aktive deltagere. Der er nu alle muligheder for transparens og konsensus, og magten er hermed givet tilbage til bestyrelsen.

EFTERLAD ET SVAR

Indtast venligst din kommentar!
Indtast venligst dit navn her