En årlig bordet rundt på 1½ time til evaluering af bestyrelsens arbejdsprocesser, ajourføring af temaer til drøftelser samt detaljeringsgraden i drøftelserne sikrer, at Aalborg Universitets bestyrelse kontinuerligt matcher de arbejdsmønstre, (nye) medlemmer ønsker, og forbliver ajour med universitetets udfordringer
Aalborg Universitets bestyrelse afholder fem ordinære møder af 6 timers varighed. I tillæg til årshjulets fastlagte punkter er der typisk 1-2 drøftelsespunkter. Som mødeleder er det formandens opgave, at bestyrelsesmaterialet er i rette kvalitet og rettidigt fremsendt, at bestyrelsesmedlemmerne bidrager under møderne og får konkluderet på drøftelserne.
”Vi har en engageret og velforberedt bestyrelse med eksterne kompetenceudpegede efter et sindrigt system med nominerings- og udpegningsudvalg. Ingen af os har baglande at tage hensyn til, og vi er erfarne bestyrelsesmedlemmer; derfor kan vi gå lige til bestyrelsesdialogen i vores årlige evaluering uden forudgående spørgeskemaer eller ekstern konsulentbistand,” siger bestyrelsesformand Lene Espersen, Aalborg Universitet og fortsætter: ”Rugbrøds-tingene om bestyrelsesmateriale, kvaliteten i oplæg fra f.eks. dekaner, etc. kommer vi hurtigt forbi, men fordi vi løbende får nye medlemmer, bruger vi ofte tid til at tale os til enighed om detaljeringsgraden i vores bestyrelsesdrøftelser og om de principielle temaer, vi skal prioritere at drøfte på kommende møder”.
Kompetenceudpegning er rammen for den strategiske udmøntning
Kompetencedimensionen indgår ikke i de årlige evalueringer. Den håndteres ifm. indstilling af nye medlemmer til bestyrelsen. Med løbende udskiftning og maksimalt én genudpegning fornyes bestyrelsen kontinuerligt, og dermed forholder bestyrelsen sig løbende til kompetencer.
”Gennem et detaljeret kompetenceafkrydsningsskema kortlægger vi hver gang vores kompetencer og måler dem op imod de lovgivningsmæssige kompetencekrav og vores langsigtede strategiske mål. Det giver en virkelig indsigtsfuld bestyrelsesdiskussion om vores udfordringer og de kompetencer, vi mangler for at kunne møde dem,” siger Lene Espersen og fortsætter: ”Vi opslår bestyrelsesposter, og vi får altid mange kvalificerede ansøgere. I nomineringsudvalget, hvor jeg er formand, får vi en fintuning af kompetenceudfordrings-drøftelserne, når vi lægger puslespillet om at forene flest mulige relevante kompetencer i én eller to kandidater til indstilling”.
Den 1. juli 2018 er direktør Lars Raadkjær Enevoldsen indtrådt i bestyrelsen, hvor han kompetencemæssigt styrker bestyrelsen i omverdensrelationen i kraft af sin topposition i Grundfos med tråde ud til startup-miljøet og brug af forskning til produktudvikling.
Den 1. august 2018 er professor Stener Kvinnsland fra Norge indtrådt i bestyrelsen, hvor han kompetencemæssigt styrker den medicinske gren af universitetet, og med omfattende udenlandsk ledelseserfaring kan han udfordre ”det givne” i den måde, universitetet opbygger uddannelser.
Ændringer i omverdenen forplanter sig til bestyrelsesdagsordenen
Bestyrelsens opmærksomhed skal deles mellem de langsigtede mål i strategien, de aktuelle udfordringer og de politiske ”ejeres” skiftende dagsordener, men når omverdenen skifter fokus, skal bestyrelsen følge med. Det er sådanne diskussioner, vi får på vores årlige evalueringsdrøftelse.
”CSR er et eksempel på en ny dagsorden fra omverdenen, vi har forholdt os til, senest ifm. placering af vores opsparing. Som oplæg fik vi præsenteret flere investeringsmodeller udviklet efter forskellige etiske principper. Det satte skub i drøftelserne, for hvad er det så helt præcist, vi vil sætte penge i, hvad vil vi ikke sætte penge i og hvorfor. Så det, der umiddelbart var en simpel placering af vores formue, affødte en dybdegående drøftelse af, hvad CSR i praksis er for Aalborg Universitet. Selvom vi har en virkeligt velfungerende bestyrelse, skal vi give os tid til at evaluere, ellers er der stor risiko for, at vi ikke får prioriteret sådanne nye dagsordenspunkter,” slutter Lene Espersen.
