Bestyrelsesevaluering

Skaber din bestyrelse værdi for organisationen, og arbejder den effektivt? Dette spørgsmål bør enhver bestyrelse stille sig selv løbende. En måde at undersøge spørgsmålet på er at foretage en bestyrelsesevaluering.

Bestyrelsesevaluering – et årligt tjek af bestyrelsespraksis

Der er de senere år sat større fokus på evaluering af bestyrelsens arbejde, og flere bestyrelser er begyndt at foretage systematiske bestyrelsesevalueringer. Dette er sket som en naturlig følge af et generelt større fokus på bestyrelsens ansvar og opgaver samt en fælles opfattelse blandt forskere og eksperter af, at en bestyrelse kun bliver bedre, hvis den løbende bliver evalueret og bedømt på dens effektivitet og præstationer.

I anbefalingerne fra Komitéen for god Selskabsledelse anbefales det at foretage en årlig evaluering af bestyrelsens arbejde: 

„5.11.1. Det anbefales, at det øverste ledelsesorgan fastlægger en evalueringsprocedure, hvor det sam­lede øverste ledelsesorgans og dets individuelle medlemmers bidrag og resultater årligt evalueres. […] Evalueringen bør indeholde en vurdering af det øverste ledelsesorgans [bestyrelsens] sammensætning. 

Evalueringen af formanden bør forestås af et andet medlem end formanden. 

5.11.2. Det anbefales, at evalueringen af det øverste ledelsesorgan [bestyrelsen] forestås af forman­den, at resultatet drøftes i det øverste ledelsesorgan, og at der i årsrapporten oplyses om fremgangs­måden ved selvevalueringen og resultaterne heraf.” 

Tilsvarende anbefales det i „God ledelse i selvejende kulturinstitutioner”, udgivet af Kulturministeriet januar 2011, at bestyrelsen en gang årligt evaluerer på, om bestyrelsen har nået sine mål, og hvordan samarbejdet i bestyrelsen og med direktionen er: 

„4.6.1 Det anbefales, at bestyrelsen fastlægger en evalueringsprocedure, hvor bestyrelsen, formanden og de individuelle medlemmers bidrag og resultater årligt evalueres. 

4.6.2 Det anbefales, at evalueringen af bestyrelsen forestås af formanden, og at resultatet drøftes i bestyrelsen.” 

Det er vigtigt at sikre, at en bestyrelsesevaluering ikke bliver en mekanisk tilbagevendende proce­dure, men at den foretages for at sikre, at bestyrelsen til enhver tid er effektiv og skaber værdi for organisationen og dens interessenter, herunder ejerne. Det betyder, at en bestyrelsesevaluering bør have et fremadrettet og udviklingsorienteret fokus samtidig med, at den tager udgangspunkt i de konkrete udfordringer og målsætninger, som er gældende for organisationen og dermed bestyrel­sen. Yderligere er det særdeles vigtigt, at evalueringen er tilpasset virksomhedens behov og stør­relse, således at der reelt skabes merværdi frem for en administrativ og økonomisk tung proces, der ikke forbedrer bestyrelsens performance. Med den rette proces bliver en bestyrelsesevaluering en effektiv måde at skabe en målrettet udvikling af bestyrelsens arbejde og samtidig dokumentere over for omverdenen, at bestyrelsen arbejder med at øge sin effektivitet og værdiskabelse.

Proces for evaluering 

For at sikre at evalueringen kan bidrage til udvikling af bestyrelsens arbejde, er det vigtigt at tilret­telægge en proces, hvor både planlægning og gennemførelse tager sigte på evalueringens bidrag til udvikling af bestyrelsen. Bestyrelsesformanden er „ejer“ af evalueringsprocessen, men det er centralt, at processen tilrettelægges således, at evalueringen bliver en lærende udviklingsproces for den samlede bestyrelse. I figuren fremgår forslag til fem faser i en evalueringsproces. I praksis vil faserne oftest ikke være tidsmæssigt omfangsrige, men mere en række tankemæssige aktiviteter, man bør gennemføre.

I evalueringens kontekst og ambitionsniveau defineres evalueringens formål og omfang, og dermed rammerne for evalueringen. Det er vigtigt, at der i bestyrelsen er bevidsthed om, hvad der igang­sættes og på hvilke vilkår, og herunder hvad formålet er, og hvordan man vil følge op på resulta­terne af evalueringen.

Valg af indhold og metode til evaluering afhænger naturligvis af den definerede kontekst og ambi­tion for evalueringen. Evalueringen bør omfatte input fra alle bestyrelsesmedlemmer og ledelsen og overordnet indeholde to undersøgelsesområder. For det første en række grundspørgsmål, som vil muliggøre en sammenligning med tidligere år samt eventuelt med. andre organisationers evalu­eringer. For det andet en række spørgsmål, der knytter sig til de aktuelle udfordringer og målsæt­ninger, som bestyrelsen og virksomheden konkret arbejder med.

Gennemførelse af evaluering bør ske inden for en tidsbegrænset fastsat periode, hvor de enkelte bestyrelsesmedlemmer enkeltvist eller kollektivt får mulighed for at reflektere over og give deres vurdering til kende om de givne emner for evalueringen.

Præsentation af evalueringens resultater er en central del af processen, idet det netop er i præsen­tationen og dialogen omkring evalueringen og dens resultat, at denne kan bidrage til udvikling af bestyrelsesarbejdet. Præsentation og dialog bør foregå på et bestyrelsesmøde som særskilt punkt på dagsordenen.

Ved en intern dialogbaseret evaluering vil gennemførelse af evaluering og præsentation af evalu­eringens resultater nødvendigvis være to sider af samme sag.

Endelig rummer opfølgning på evaluering de ændringer eller handlinger, der måtte besluttes at foretage på baggrund af evalueringen. Det kan for eksempel være uddelegering af opgaver, udvæl­gelse af nye bestyrelsesmedlemmer og nye måder at tilvejebringe det rette informationsgrundlag på.

Relevante emner i evalueringen 

Evalueringens indhold skal fokusere på, hvordan bestyrelsen (for)bliver effektiv og værdiskabende for organisationen. Emner i en evaluering bør omfatte følgende temaer:

• Bestyrelsesmøder og ledelse af dem
• Samarbejdet i bestyrelsen
• Varetagelse af de centrale bestyrelsesfunktioner
• Bestyrelsesmateriale og informationsgrundlag
• Bestyrelsesstruktur, herunder formandskab, størrelse, sammensætning, udvalg osv.
• Bestyrelseskompetencer
• Samarbejde med direktion/daglig ledelse
• Organisationens hovedudfordringer de kommende år og opgaver, som bestyrelsen bør priori­tere at arbejde med
• Bestyrelsens reelt prioriterede opgaver
• Vurdring i forhold til eventuelle kodekser.

Generelt bør spørgsmålene stilles således, at der er fokus på bestyrelsens samlede effekt frem for vurdering af den enkeltes indsats, og således at det efterfølgende er muligt at udlede konstruktive konklusioner og forslag til handlinger.

Evalueringens karakter og omfang 

Karakteren og omfanget af evalueringen bør afhænge af institutionens situation, ressourcer og ambition. Nedenstående er en oversigt over de mest udbredte metoder og deres karakteristika.

Bestyrelsen bør indskrive i forretningsordenen, hvor ofte bestyrelsen gennemfører bestyrelseseva­luering samt principperne herfor.