Bestyrelsesformanden skal sikre, at bestyrelsen kan udøve sin rolle som selskabets øverste ledelse samtidig med, at vedkommende er direktørens nærmeste fortrolige sparringspartner. Det stiller krav om stor indsigt og dømmekraft i den konkrete situation. Opstart som ny bestyrelsesformand er derfor en krævende opgave.
Selskabsloven pålægger bestyrelsesformanden visse særlige pligter, bl.a.:
- at indkalde til bestyrelsesmøder, når det er nødvendigt eller foreskrives i forretningsordenen, eller når det forlanges af andre ledelsesmedlemmer eller af revisor,
- at udsende materiale forud for bestyrelsesmøder, hvilket som udgangspunkt bør ske minimum én uge før mødet af hensyn til de øvrige bestyrelsesmedlemmers forberedelse,
- at der udfærdiges referat af bestyrelsens møder,
- at så vidt muligt samtlige medlemmer har haft adgang til at deltage i sagernes behandling,
- kontrol med afstemningstemaers formulering og afstemningsresultater,
- at nye bestyrelsesmedlemmer er bekendt med bestyrelsens forretningsorden, og at denne løbende ajourføres,
- kontrol med, at revisionsprotokollen fremlægges og gennemgås på bestyrelsesmøder, og at enhver tilførsel til denne underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer.
I praksis delegeres visse af de ovenfor nævnte særlige pligter for formanden ofte til direktionen eller et andet medlem af bestyrelsen, uden at dette dog ændrer på, at opgaverne udføres på formandens ansvar og under formandens tilsyn.
Bestyrelsesformanden er bindeleddet mellem direktion og bestyrelse
Ud over de lovfæstede pligter er det formandens opgave at lede bestyrelsens arbejde og være bindeleddet mellem direktionen og bestyrelsens øvrige medlemmer.
Kernen i bestyrelsens arbejde er ledelsessamspillet med direktionen, hvor bestyrelsen blandt andet skal virke som direktionens engagerede og konstruktive sparringspartner.
Bestyrelsesmøderne binder direktion og bestyrelse sammen
Samspillet mellem hele bestyrelsen og direktionen sker først og fremmest på bestyrelsesmøderne, som direktionen har ret – og i praksis også pligt – til at deltage i. Her udveksles synspunkterne på de præsenterede oplæg til dagsordenspunkterne og den modtagne skriftlige information siden sidste møde. Det er afgørende for virksomhedens ledelse, at bestyrelsen er i stand til at kunne give direktionen et konstruktivt modspil.
I praksis opnås dette blandt andet ved, at direktionen – som regel den administrerende direktør, hvis der er flere direktører i selskabet – holder meget tæt kontakt til og løbende sparrer med bestyrelsesformanden (eller formandsskabet), og at de sammen sørger for at videreformidle alt relevant materiale, der bør tilgå den øvrige bestyrelse. Bestyrelsesformanden skal således være direktørens nærmeste fortrolige sparringspartner, og sammen skal de løbende tage stilling til, hvornår der er et problem, der skal tages op med den øvrige bestyrelse på et ekstraordinært bestyrelsesmøde, og hvornår det er noget, der kan vente til et ordinært bestyrelsesmøde. Bestyrelsesformanden fungerer dermed som formidler af det løbende samarbejde mellem bestyrelsen og direktionen.
Gensidig tillid sikrer den rigtige arbejdsdeling og den fornødne indsigt
Bestyrelsesformanden er i praksis ofte i den vanskelige situation at skulle vurdere, hvornår en given sag eller problemstilling er et bestyrelsesanliggende eller en opgave for direktionen. Bestyrelsen har som regel forsøgt at definere denne arbejdsdeling i deres instruks til direktionen, men generelle retningslinjer i en instruks kan i praksis ikke afklare alle enkelttilfælde af sager, der kan opstå. Der skal altid fortolkes i tvivlssager, og det gør formanden på bestyrelsens vegne, hver gang han får forelagt eller diskuterer sager med direktionen.
På netop dette punkt forudsætter samarbejdet mellem både bestyrelsen og formanden på den ene side, og formanden og direktionen på den anden side en høj grad af tillid. Tillid fra bestyrelsen til formanden til, at formanden udøver et skøn på bestyrelsens vegne, som bestyrelsen vil være enig i. Tillid fra formanden til direktøren til, at direktøren forelægger de sager, som formanden ønsker at blive involveret i eller orienteret om.
