Formålet med at føre en revisionsprotokol er at orientere virksomhedens bestyrelse om revisors arbejde og resultatet heraf. I offentlige og offentligt støttede virksomheder tilgår revisionsprotokollen endvidere tilskudsgiver og eventuelle kontrolinstanser, herunder Rigsrevisionen. På grund af reglerne om offentlighed i forvaltnin¬gen er revisionsprotokollen normalt tilgængelig for andre interesserede.
Indholdet af revisionsprotokollen er reguleret af lovgivningen og en række vejledninger. Formålet med denne artikel er at fokusere på bestyrelsens anvendelse af revisionsprotokollen som et bestyrelsesredskab, primært i offentlige og offentligt støttede virksomheder og institutioner.
Bestyrelsens rolle
Bestyrelsen har sammen med den daglige ledelse først og fremmest hovedansvaret for udformning og realisering af virksomhedens strategi. Herudover kan bestyrelsen tilføre virksomheden ekstra viden på specifikke områder og fungere som sparringspartner for den daglige ledelse og som idéskaber og igangsætter. Endvidere har bestyrelsen en kontrollerende funktion i forhold til virksomhedens drift og opfyldelse af lagte planer og budgetter mv. (Bestyrelseshåndbogen 2008 udgivet af Væksthus Hovedstadsregionen).
Revisors rolle
Revisors rolle er blandt andet ved den finansielle revision at konstatere, hvorvidt årsregnskabet er aflagt i overensstemmelse med lovgivningens og vedtægternes regnskabsbestemmelser (og eventuelle instrukser mv.), og om det giver et retvisende billede af virksomhedens aktiver og passiver, den økonomiske stilling og resultatet for regnskabsperioden. Som et led i revisionen skal revisor endvidere efterprøve, om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt de indgåede aftaler og sædvanlig praksis.
Ved forvaltningsrevisionen skal revisor vurdere, om der ved forvaltningen er taget skyldige økonomiske hensyn, vurdere gyldigheden og pålideligheden af virksomhedens rapporterede indikatorer om produktivitet og effektivitet samt vurdere, hvorvidt virksomheden i tilstrækkelig grad søger at identificere områder, hvor der er grundlag for forbedringer af forvaltningen. Endvidere skal revisor vurdere, om virksomheden efterlever god offentlig økonomistyring under hensyntagen til virksomhedens forhold (fagligt notat om revisors rapportering vedrørende offentlige og offentligt støttede virksomheder – FSR maj 2001).
Tiltrædelsesprotokollat
Såvel bestyrelsen som revisor har således en kontrolfunktion i virksomheden. Afgrænsningen mellem ledelsens og revisors opgaver og ansvar beskrives normalt i et såkaldt tiltrædelsesprotokollat, hvor også revisors rapportering beskrives.
Bestyrelsesmedlemmer skal gøre sig bekendt med indholdet i tiltrædelsesprotokollatet og herunder specielt med ansvarsfordelingen mellem bestyrelse og revision. Nytiltrådte bestyrelsesmedlemmer skal sikre sig, at de modtager en kopi af tiltrædelsesprotokollatet.
Revisionsprotokollat om årsregnskabet (og om revision i årets løb)
I revisionsprotokollen vil revisor over for bestyrelsen redegøre for den udførte revision og konklusionen herpå. Revisionsprotokollen skal forelægges på hvert bestyrelsesmøde og underskrives af bestyrelsen som bekræftelse på, at bestyrelsen har behandlet revisionsprotokollen.
Revisor har ret til at deltage på bestyrelsesmøder, hvor virksomhedens årsregnskab behandles, og skal deltage i et bestyrelsesmøde, såfremt blot ét bestyrelsesmedlem forlanger det.
Der vil altid blive udarbejdet et revisionsprotokollat i forbindelse med afslutningen af revisionen af årsregnskabet, og normalt vil der herudover blive udarbejdet revisionsprotokollater i årets løb, når der har været udført revisionsarbejder som f.eks. uanmeldt beholdningseftersyn og gennemgang af forretningsgange, systemer og interne kontroller.
Det er en god idé for bestyrelsen at have revisor til stede på bestyrelsesmødet, hvor revisionsprotokollatet om årsregnskabet behandles, så der er mulighed for at stille uddybende spørgsmål til revisors kommentarer og bemærkninger i revisionsprotokollatet.
Revisionsprotokollen som bestyrelsesredskab
Normalt vil revisionsprotokollatet om årsregnskabet blive gennemgået og behandlet på bestyrelsesmødet, hvor bestyrelsen godkender årsregnskabet. Bestyrelsen vil således have mulighed for at få en orientering om væsentlige forhold, som eventuelt kræver en stillingtagen af bestyrelsen, og som kan være væsentlige for bestyrelsens stillingtagen til årsregnskabet eller til forvaltningsmæssige forhold.
Efterfølgende er omtalt forhold i revisionsprotokollen, som bør have bestyrelsens særlige opmærksomhed.
Den finansielle revision
Revisionsprotokollen om årsregnskabet skal angive den overordnede konklusion på den udførte revision og skal gengive eventuelle forbehold eller supplerende oplysninger, som revisionen har givet anledning til.
Endvidere skal protokollen angive forhold af ledelsesmæssig interesse, herunder væsentlige revisionsmæssige og regnskabsmæssige forhold og revisors stillingtagen hertil. Særlige forhold, som efter revisors vurdering skal have bestyrelsens opmærksom, bør have en fremtrædende placering i protokollatet, eksempelvis i et afsnit benævnt ”Særlige forhold (Revisionsstandard (RS 265) om Revisionsprotokollen).
I dette afsnit vil revisor eksempelvis anføre udvikling i regnskabslovgivning mm., som efter revisors vurdering vil have betydelig indflydelse på virksomhedens resultater, økonomiske stilling og pengestrømme samt væsentlige vurderingsmæssige usikkerheder i relation til regnskabet. Endvidere vil afsnittet omhandle særligt kritiske forhold vedrørende intern kontrol og regnskabsforhold, som har medført overvejelser om, hvorvidt regnskabet er retvisende.
Som eksempler på sådanne kommentarer og bemærkninger i revisionsprotokollatet kan nævnes:
- Manglende funktionsadskillelse med forøget risiko for tilstedeværelse af fejl, herunder fejl som følge af besvigelser.
- Ikke korrigerede fejl, som er fejl i årsregnskabet, som den daglige ledelse har valgt ikke at korrigere under hensyntagen til fejlenes uvæsentlighed for regnskabet som helhed.
- Henvisning og omtale af supplerende regnskabsmateriale, som bør forelægges bestyrelsen inden stillingtagen til godkendelse af årsregnskabet.
I afsnittet kan ligeledes medtages forhold, som har særlig betydning for virksomhedens fremadrettede drift. Der kan være tale om ”stresstest” af virksomheden eller anførsel af ”advarselslamper”, hvor revisor påpeger forhold, som på sigt kan være væsentlige for virksomhedens drift, eksempelvis refinansiering af væsentlige lån i en overskuelig fremtid.
Økonomiske dispositioner (juridisk-kritisk revision)
Det er helt afgørende, at de dispositioner, virksomheden foretager, er lovlige og ligger inden for virksomhedens formål. Der er set eksempler på sager, hvor dette ikke har været tilfældet, og det kan få alvorlige konsekvenser. De mulige konsekvenser kan være tab af retten til at fortsætte aktiviteten og krav om tilbagebetaling af allerede modtagne tilskud samt tab af omdømme – også for bestyrelses-medlemmer. Såfremt revisor udtrykker tvivl om, hvorvidt dispositioner kan være ulovlige eller i strid med formålet, må det være helt afgørende at få forholdet undersøgt nærmere.
Forvaltningsrevision
Udover den finansielle revision (”om regnskabet er rigtigt”) skal revisor rapportere om den udførte forvaltningsrevision, dvs. vurderingen af økonomistyring, sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.
Forvaltningsrevisionen kan, hvis den tilrettelægges og gennemføres på en god måde, være medvirkende til at give virksomheden en værdiskabende revision.
Ved forvaltningsrevisionen bør der også være fokus på de forhold, som ledelsen – såvel den daglige ledelse som bestyrelsen – har fokus på. Det er derfor en god idé at afholde et planlægningsmøde med virksomheden, hvor det drøftes, hvilke forhold der arbejdes med, og hvilke forhold ledelsen vurderer som væsentlige i arbejdet med at sikre en optimal forvaltning og drift. Herved opnår man, at forvaltningsrevisionen kan bidrage til at forbedre og optimere virksomhedens drift.
Det er helt afgørende, at virksomheden undersøger og vurderer ”outcome”. Hvordan er brugernes tilfredshed, og hvorledes opfyldes samfundsmæssige målsætninger? Der kan for en skole f.eks. være tale om en vurdering af elevtilfredshed og ikke mindst, hvilke handlinger ledelsen iværksætter til forbedring heraf. Det kan også være udviklingen i elevfrafald og dermed en beskrivelse af initiativer til reduktion heraf. I den forbindelse kan der være grund til at have for øje, om målemetoderne er rigtige og uændrede i forhold til tidligere år. Endvidere kan der foretages analyser af den flerårige økonomiske udvikling i enkelte afdelinger, herunder om dette har forventelig sammenhæng med aktivitetsniveauet.
Et andet eksempel er den løbende økonomistyring. Har ledelsen de nødvendige og rettidige informationer til vurdering af alle aspekter af en tilstrækkelig økonomistyring, og – ikke mindst – er ledelsen i stand til at kunne årsagsforklare udviklingen? Dette er af afgørende betydning for at kunne træffe de optimale beslutninger. Det er givetvis meget vanskeligt at vurdere forventningerne til resultatet i årets løb, men det er ikke desto mindre nødvendigt at være i stand hertil. Økonomien påvirkes af mange faktorer. En tidlig reaktion vil ofte være bedre og blidere – dvs. rettidig omhu. En god tilrettelæggelse af arbejdet er helt afgørende for økonomistyringen.
Der er noget, der tyder på, at de økonomiske ressourcer bliver mere begrænsede fremover. Derfor er behovet for en effektiv økonomistyring et område, som må have bestyrelsernes helt store opmærksomhed.
Afslutning
Som bestyrelsesredskab kan revisionsprotokollen som beskrevet anvendes til at sikre, at bestyrelsen er bekendt med de væsentlige forhold vedrørende regnskabet, som den skal behandle og tage stilling til, inden den godkender og underskriver årsregnskabet.
Revisionsprotokollen er derfor et vigtigt redskab for bestyrelsen i forbindelse med aflæggelse og godkendelse af årsregnskabet.
Bestyrelsens og den daglige ledelses arbejde med at sikre en produktiv, effektiv og sparsommelig drift samt en god økonomistyring kan understøttes af den værdiskabende revision, som revisor kan bidrage med.
Beskrivelsen af resultaterne af forvaltningsrevisionen i revisionsprotokollen kan sammen med drøftelserne af resultaterne bidrage til at forbedre driften af virksomheden på de undersøgte områder.
