Vi er for længst trådt ind i et nyt kalenderår. Det betyder, at virksomheder skal aflægge deres regnskaber som afslutning på regnskabsåret. Denne proces kan være hektisk for nogle, men med god planlægning og generel indsigt i de krav og reguleringer, der gælder, er du godt på vej.
Der er dog især tre vigtige emner i år, som bestemt ikke bør gå din næse forbi, når du gør regnskabet op. Vi har samlet nogle af de væsentligste punkter, som du bør være opmærksom på, når det gælder GDPR, CSR og Ferieloven.
GDPR – Persondataforordningen
EU’s databeskyttelsesforordning – også kaldet GDPR – beskytter fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger. Den nye forordning har medført en styrkelse af personers rettigheder, men samtidig endnu en administrativ byrde, som virksomheder skal forholde sig til. Og det kan få store konsekvenser, hvis forordningen ikke overholdes, herunder bøder, erstatningskrav og andre skærpede forhold. Brud på reglerne kan samtidig give dårlig omtale i medierne.
Forordningen skærper reglerne for behandling af personoplysninger og opstiller en række krav, som alle dataansvarlige – herunder offentlige myndigheder – skal følge. Enhver behandling af personoplysninger skal efterleve grundlæggende behandlingsprincipper, og der skal implementeres både tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som beskytter personoplysningerne.
Brug af databehandlere
Flere virksomheder overlader i dag databehandlingen af personoplysninger til en anden virksomhed, som dermed agerer databehandler. Er det tilfældet, følger der en del krav, som virksomhederne skal være opmærksom på.
Vilkårene for databehandlingen skal bl.a. fremgå af en skriftlig kontrakt – en databehandleraftale. Databehandleren skal desuden opfylde de krav, der stilles i databehandleraftalen, samt stille de nødvendige garantier for, at de har indført passende sikkerhedsforanstaltninger for behandling og beskyttelse af persondataoplysninger. Den dataansvarlige skal ikke kun overholde kravene i databeskyttelsesforordningen, men også dokumentere det ved regnskabsafslutningen.
CSR
Krav om tydelig og transparent Corporate Social Responsibility politik og FN’s 17 Verdensmål presser sig på. Har din virksomhed endnu ikke defineret en politik og et mål, så er det på høje tid at komme i gang.
Med regnskabsåret, som startede den 1. januar 2018, fik landets større virksomheder skærpede krav til rapportering af samfundsansvar, jf. regnskabslovens § 99a. Det betyder, at alle større danske virksomheder, såvel regnskabsklasse D som regnskabsklasse C (stor), nu er lovpligtigt omfattet af at skulle redegøre for deres ansvarlighed i forhold til det samfund, som de er en del af. Konkret betyder det, at der nu stilles krav om at beskrive miljøpåvirkning, sociale og medarbejderforhold, respekt for menneskerettigheder, antikorruption samt initiativer mod bestikkelse. Mange virksomheder vælger også i en eller anden form at følge principperne uden at være lovpligtigt forpligtet hertil.
Virksomhederne i klasse C (stor) og D skal beskrive, hvordan hver enkelt politik realiseres, samt hvilke risici, resultater og procedurer der er. Der skal indgå en beskrivelse af forretningsmodellen, og virksomhedens ikke-finansielle KPI’er skal tages med ind i CSR-rapporteringen.
CSR-strategier kan skabe værdi
Når årsregnskabet udarbejdes i år, er det derfor en god idé at få gennemlæst virksomhedens redegørelse for samfundsansvar af professionelle, så ledelsen er sikker på at leve op til lovens krav. En efterfølgende dialog kan bane vejen for at tage fat på at bruge lovkravene til at understøtte CSR-strategien og til at skabe værdi for virksomheden.
Hvis virksomheden er forpligtet til at fastlægge måltal og udforme politikker, skal de ifølge loven indgå i det årsregnskab, der indgives i indeværende regnskabsår.
Sidste år foretog vi i BDO en undersøgelse i blandt 1.000 af de mest succesfulde danske SMV-virksomheder. Den viste, at knap 80 % af disse virksomheder har fokus på at skabe en mere bæredygtig forretning.
Den nye ferielov
Som bekendt, blev den nye ferielov vedtaget i 2018. Denne indfører bl.a. begrebet ”samtidighedsferie”, hvilket betyder, at en medarbejder optjener retten til ferie i samme periode, som ferien afholdes. Den nye ferielov træder i kraft med virkning pr. 1. september 2020 med en overgangs-/indfasningsperiode allerede fra 1. januar 2019.
Der er i den forbindelse tale om væsentlige ændringer, som også vil ændre den måde, feriepenge håndteres på i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Det følgende bliver lidt teknisk, så hold fast.
Feriepengeforpligtelsen i årsregnskabet
Efter den gamle ferielov med en forudgående optjeningsperiode og en efterfølgende periode, hvor ferien afholdes, er feriepengeforpligtelsen præsenteret under gældsposten anden gæld som kortfristet gæld. Tilsvarende for feriepengeforpligtelsen efter den nye ferielov vil den restferiesaldo, der kan opgøres på balancedagen, være en forpligtelse, der vil blive afviklet inden for det kommende år, og skal dermed præsenteres under gældsposten anden gæld som en del af kortfristet gæld.
Vedrørende den feriepengeforpligtelse, der i overgangsperioden er optjent i perioden 1. september 2019 til 31. august 2020, og som skal indefryses, vil denne forpligtelse først komme til udbetaling til medarbejderen, når medarbejderen går på pension, hvilket kan være mange år frem i tiden.
Virksomheden skal som følge af den nye ferielov derfor tage stilling til, om man ønsker at beholde denne feriepengeforpligtelse, eller man ønsker at indbetale forpligtelsen til den særlige feriefond og dermed reelt have afregnet gælden. Vælger virksomheden at beholde den indefrosne feriepengeforpligtelse, skal forpligtelsen præsenteres som anden gæld, men under langfristet gæld. Denne gældspost kan henstå i mange år og skal årligt indekseres (renteberegnes) med en sats udmeldt af feriefonden. Denne indeksering tillægges gælden og resultatføres som en finansiel omkostning.
I takt med, at feriefonden giver meddelelse til virksomheden om indbetaling af feriepenge vedrørende medarbejdere, der går på pension, vil de beløb, der skal indbetales til fonden vedrørende pensionerede medarbejdere, skulle præsenteres som kortfristet gæld under regnskabsposten anden gæld.
Uanset om virksomheden ønsker at beholde feriepengeforpligtelsen til indefrysning eller at indbetale denne forpligtelse, vil den del af forpligtelsen, der er optjent i perioden 1. september til 31. december 2019, skulle præsenteres som langfristet gæld. Ønsker virksomheden at indbetale den samlede opgjorte feriepengeforpligtelse til indefrysning opgjort pr. 31. august 2020, vil denne feriepengeforpligtelse i balancen pr. 31. december 2020 skulle præsenteres som kortfristet gæld, da indbetalingen vil skulle ske i løbet af 2021.
