Overlevering af formandsposten skal sikre den nye formand et solidt vidensfundament til at være formand. Nye bestyrelsesmedlemmer skal både have viden og introduceres for formandens visioner for institutionen og ønsker til arbejdsmetoder i bestyrelsen, så der skabes fodslag fra første bestyrelsesmøde.
Denne artikel bygger på interview med ti bestyrelsesformænd. Læs om dem i artiklen Hurtig beslutningskraft…
De ti bestyrelsesformænd er enige i, at der ved et formandsskifte skal ske en egentlig overlevering fra afgående bestyrelsesformand til kommende bestyrelsesformand, mens der ved nye bestyrelsesmedlemmer alene er behov for en introduktion til virksomheden og bestyrelsesarbejdet fra (den nye) formand. Ingen finder det hensigtsmæssigt, at afgående bestyrelsesmedlemmer overleverer til kommende bestyrelsesmedlemmer, men de fleste planlægger en bestyrelsesmiddag – ofte i forlængelse af sidste bestyrelsesmøde i afgående bestyrelse – for tiltrædende, afgående og fortsættende bestyrelsesmedlemmer. Selve overleveringen er derimod en enestående mulighed for, at (den nye) formand kan præsentere sine visioner og ønsker til bestyrelsens arbejdsindsats og metoder, så der både kommer retning og engagement i forhold til det kommende bestyrelsesarbejde.
Afgående og tiltrædende formand skal mødes
De interviewede bestyrelsesformænd er bredt enige om, at afgående og tiltrædende formand skal mødes for at skabe en relation mellem dem. Relationen bruges til, at tiltrædende formand kan få supplerende viden til den skriftlige dokumentation – protokoller, regnskaber mv. – forud for overdragelsen og mulighed for at trække yderligere viden fra afgående formand – de interviewede er alle enige om, at man som formand skal stille sig frit til rådighed for tiltrædende formand efter overtagelsen.
Mødet mellem tiltrædende og afgående formand er typisk et dagsmøde afhængigt af, hvor stort et forudgående kendskab tiltrædende formand har til bestyrelsen og virksomheden.
Direktøren uden for døren eller for bordenden
En af bestyrelsens vigtigste opgaver er ansættelse/fyring af direktøren. Spørgsmålet er derfor, om direktøren bør være med ved (alle) overleveringsmøder mellem afgående og tiltrædende formand.
”Den nye bestyrelsesformand skal kunne danne sig sit eget billede af institutionen som grundlag for det fremtidige samarbejde med direktøren,” gør Flemming Lindeløv sig til talsmand for. Han bakkes op af Brian Bertelsen, som uddyber, at ”afgående bestyrelsesformand skal italesætte selve bestyrelsesarbejdet og uddybe bagrunden for de beslutninger, bestyrelsen har taget,” uden at han dog tager stilling til, om direktøren bør høre på eller ej. I den anden ende ser Karina Boldsen og Helle Munk overleveringen som et fælles anliggende for direktøren, afgående og tiltrædende formand. Helle Munk forventer at holde et møde i forbindelse med afgående bestyrelses sidste møde i tillæg til, at tiltrædende og afgående formand får en uformel snak, mens Karina Boldsen forventer at holde et fælles heldagsmøde om overdragelsen. Preben Astrup ser det ligeledes som et parløb med direktøren – måske i virkeligheden med direktøren som den vigtigste i overleveringen, for direktøren er fortsættende og skal også fremover kunne fremskaffe såvel fakta som beslutningssammenhænge for tidligere beslutninger.
Udpegende organisation skal briefe deres bestyrelsesmedlemmer
De udpegende organisationer er strategisk valgte (nogle lovmæssigt strategisk valgte). Derfor er det afgørende, at de klargør over for dem, de udpeger til bestyrelsen, hvordan de forvalter dette strategiske mandat i bestyrelsen. På Aarhus Købmandsskole har Karina Boldsen sat det i system. Hun anbefaler, at de udpegende organisationer ved et møde briefer de medlemmer, de udpeger, om, hvad de skal bidrage med i bestyrelsen, og hvordan udpegende organisation vil understøtte det udpegede medlem i sit bestyrelsesarbejde – f.eks. om koordinering af information til/fra baglandet. Flere af bestyrelsesformændene påpeger, at en systematisk vidensindsamling og formidling af tiltag fra institutionen/virksomheden ud i de enkelte bestyrelsesmedlemmers baglande er en af de vigtigste funktioner for bestyrelsesmedlemmer, og derfor skal såvel den udpegede som den udpegende bakke aktivt op om denne funktion.
Charlotte Juhl Andersen fremhæver, at den rette strategiske forankring af bestyrelsen for VUC og HF Horsens har betydet, at de nu har gjort folkeskolen udpegningsberettiget. Baggrunden er, at VUC og HF Horsens de sidste ti år har udviklet sig til en ungdomsuddannelse – tidligere var eleverne +25. Skolen har derfor behov for et stærkere samarbejde med folkeskolen som fødekæde.
Direktøren indfører bestyrelsesmedlemmerne i institutionens virke
Alle interviewede bestyrelsesformænd er enige i, at nye bestyrelsesmedlemmer får en fysisk fremvisning af virksomheden/institutionen og introduktionen til de opgaver, virksomheden/institutionen udfører – herunder de særlige udfordringerne i produktionen – og at denne fremvisning varetages af direktøren. Fremvisning og introduktion vil ofte vare en dag. Her bruger bestyrelsesformændene direktørerne til at afklare detailspørgsmål for bestyrelsesmedlemmerne.
Bestyrelsesformanden introducerer til bestyrelsesarbejdet
Alle interviewede bestyrelsesformænd er enige om, at det er helt afgørende fra starten at få skabt nogle pejlemærker for bestyrelsesarbejdet og konsensus om selve bestyrelsesarbejdet, og at det er formanden/formandsskabets ansvar, at det sker. Bodil Due, Karina Boldsen og Thomas Johansen er meget præcist formuleret om, at formanden tager et møde på nogle timer med nye bestyrelsesmedlemmer inden første bestyrelsesmøde. Her gennemgås det seneste års bestyrelsesbeslutninger, og i en dialog afdækker de sammen de interesseområder og kompetencer, det nye medlem bringer med, og de tanker, formanden har om organisering og det praktiske bestyrelsesarbejde. Målet er, at der på første bestyrelsesmøde kan skabes konsensus om bestyrelsesarbejdet, og hvordan medlemmernes kompetencer udnyttes bedst muligt.
