I forbindelse med tiltrædelse i et hverv som bestyrelsesmedlem får man ansvar for og pligt til at holde øje med bl.a. selskabets økonomi, godkendelse af regnskaber mv.
Bestyrelsen skal som selskabets øverste ledelse varetage den overordnede og strategiske ledelse samt sikre en forsvarlig organisation af selskabet. Herudover skal bestyrelsen bl.a. påse, at bogføring og regnskabsaflæggelse foregår på en måde, der efter selskabets forhold er tilfredsstillende.
Bestyrelsesmedlemmer er altså overfor selskabet og dets interessenter ansvarlig for, at driften foretages på en forsvarlig måde. Hvis et bestyrelsesmedlem tilsidesætter sine pligter– herunder har undladt at handle – kan personen ifalde ansvar. Bestyrelsesmedlemmers ansvar vurderes ud fra en almindelig culparegel.
Ny bestyrelse skal forholde sig aktivt til revisionsprotokollen og bemærkninger i tidligere protokoller
I forbindelse med nytiltrådte medlemmer er spørgsmålet, hvornår disse bliver ansvarlige. Et nytiltrådt bestyrelsesmedlem vil blive givet en rimelig tid til at sætte sig ind i selskabets forhold og økonomi, inden dette medlem kan ifalde ansvar.
Som nyt bestyrelsesmedlem bør man sætte sig ind i virksomhedens forhold, herunder indhente tiltrædelsesprotokollen fra revisor, samt tidligere aflagte revisionsprotokoller. Læsning af tiltrædelsesprotokollen bør altid ske, således at bestyrelsesmedlemmet har klarhed over bestyrelsens og revisors ansvar i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. Såfremt sådanne handlinger ikke foretages, og der opstår forhold, som man kunne have forudset ved gennemlæsning af revisors protokoller, vil et bestyrelsesmedlem ikke kunne frasige sig et ansvar ved at forholde sig passivt til tidligere perioder.
Ved tiltrædelse af en ny bestyrelse/bestyrelsesmedlem kan revisor vælge – eller bestyrelsen kan anmode revisor om – at udarbejde et nyt tiltrædelsesprotokollat, der kan give de nye bestyrelsesmedlemmer kendskab til bestyrelsens og revisors ansvar i forbindelse med regnskabsaflæggelsen. For overblikkets skyld kan revisor i sin tiltrædelsesprotokol gengive relevante afsnit fra de seneste protokoller aflagt til de tidligere bestyrelsesmedlemmer.
Bestyrelsen skal løbende undersøge og forholde sig til selskabets økonomiske situation
Bestyrelsens pligter vedrørende vurdering af virksomhedens økonomi, budgetter og going concern er beskrevet i selskabslovens § 115. Her står, at bestyrelsesmedlemmer løbende skal undersøge og forholde sig til selskabets økonomiske situation, herunder tage stilling til, om situationen er økonomisk forsvarlig. Bestyrelsens ansvar for et forsvarligt kapitalberedskab i selskabet indebærer et ansvar for driften og i relation hertil en pligt til at standse selskabets virksomhed, når en forsvarlig videreførelse ikke længere er mulig. Vurderingen af et forsvarligt kapitalberedskab vil variere fra selskab til selskab. Ordet kapitalberedskab dækker over det forhold, at selskabet råder over de nødvendige likvide ressourcer og den fornødne egenkapital sat i forhold til den løbende drift samt nuværende og fremtidige forpligtelser. Ved vurderingen af, hvorvidt kapitalberedskabet er forsvarligt, bør der lægges vægt på fremtiden, dvs. at afvejningen af ovenstående forhold bør ske i relation til selskabets budgetter mv.
