En whistleblowerordning er en ekstra mulighed for at afsløre alvorlige forseelser internt i virksomheden, men det kræver ordentlig forberedelse. Så pas på ikke at skyde gråspurve med kanoner.
De seneste 10 år er whistleblower-ordninger blevet mere og mere udbredte i såvel private og offentlige virksomheder som i kommuner. Formålet med ordningerne er at opdage lovovertrædelser og andre uregelmæssigheder internt i en organisation, som ikke ville være blevet afsløret ad de almindelige rapporteringskanaler. Oprindelig er interessen for sådanne ordninger udløst af en række finansskandaler i USA, men også danske virksomheder som f.eks. Vestas, Novo Nordisk, DSB og DONG Energy har de senere år fået øjnene op for fordelene ved at etablere en whistleblower-ordning.
Store virksomheder med høj risiko kan have behov for whistleblower-ordninger
Etablering af en whistleblower-ordning kan være en udmærket idé i en større virksomhed/institution, hvor der er risiko for misbrug af betroede midler eller andre alvorlige lovovertrædelser. Det er imidlertid vigtigt, at man nøje overvejer, om en whistleblower-ordning er relevant for den konkrete virksomhed/institution. Samtidig bør formålet med ordningen nøje drøftes, så der sikres en forankring internt, og kommunikationen om ordningen bør være klar, sådan at medarbejderne ikke opfatter ordningen som en ny kontrolmekanisme.
Overvej hvem og hvilke forhold der kan rapporteres
En række forhold bør overvejes, hvis man beslutter at etablere en whistleblower-ordning. Først og fremmest bør man beslutte sig for, hvilke forhold der kan anmeldes, hvem der kan anmelde (kun medarbejdere, eller også leverandører mv.), om anmeldelse skal kunne ske anonymt, og om ordningen skal administreres internt eller af en ekstern partner.
Følg Datatilsynets retningslinjer
Datatilsynet har udstedt retningslinjer om whistleblower-ordninger, som kan findes på tilsynets hjemmeside. Her fremgår det bl.a., at der i en whistleblower-ordning kun kan ske indberetning af tilfælde, hvor der er tale om alvorlige forseelser, herunder f.eks. mistanke om alvorlig økonomisk kriminalitet såsom bestikkelse, bedrageri, dokumentfalsk mv. og miljøforurening, alvorlige brud på arbejdssikkerheden samt seksuelle overgreb mod en ansat. Retningslinjerne indeholder derudover en række råd og regler, man skal være opmærksom på.
Ordningen skal anmeldes til Datatilsynet
Da der i en whistleblower-ordning sker registrering af følsomme oplysninger, skal ordningen anmeldes til Datatilsynet. Ordningen må først iværksættes, når Datatilsynet har givet en tilladelse. Derudover skal man være opmærksom på reglerne om brug af databehandlere, hvis man bruger en ekstern partner til at tage imod anmeldelserne. Internt i organisationen skal man være opmærksom på, at der kan være krav om involvering af samarbejdsudvalg mv.
