Én ting er, hvilken information bestyrelsen i teorien bør modtage. Noget andet er at definere behovet i praksis. Det er straks en mere kompleks størrelse. For hvordan kan man vide, hvilken information man har behov før, før man ser det, man modtager?
Det er en udfordring, uanset om det er en offentlig institution eller privat virksomhed. Information er naturligvis påkrævet begge steder, men der synes at være forskelle både i mængde og type af information, bestyrelsen modtager. Derudover spiller bestyrelsesformanden en stor rolle i, hvor meget information der tilfalder bestyrelsen.
Dagens Dagsorden har snakket med to bestyrelsesformænd, der både har erfaring fra den private og offentlige sektor. Det er Poul Arne Jensen, der foruden at være formand i en række private virksomheder, også er bestyrelsesformand for Hanstholm Havn og erhvervsskolen Mercantec, samt Søren Sørensen, der også har erfaring med bestyrelsesarbejde i både private og offentlige virksomheder, herunder bl.a. som bestyrelsesformand for erhvervsskolen Tradium.
Adspurgt om bestyrelsens og formandens informationsbehov ligger Poul Arne Jensen vægt på, at informationen skal skæres til, så han kun modtager det, der er relevant for hans rolle som bestyrelsesformand.
Information skal være kort og præcis
– Information skal give bestyrelsen et overbliksbillede af, hvordan situationen er for virksomheden. Der skal være lidt om økonomi og status for driften, eksempelvis en likviditetsoversigt. Ofte vil det blot være en kort verbal orientering omkring disse punkter
– Bestyrelsen skal selvfølgelig modtage en skriftelig orientering om de punkter, der er på dagsordenen til de enkelte møder. Hvis der er punkter, hvor bestyrelsen skal træffe en beslutning, skal lederen levere en skriftelig indstilling, vi som bestyrelse kan forholde os til.
– Selve indstillingerne og andet skrifteligt materiale fra ledelsen til bestyrelsen skal være dækkende – uden at blive for lange. Det skal være kort og præcist, ikke mere end et par sider til hvert punkt, men det er stadig vigtigt, at det er så omfattende, at vi kan lave en saglig vurdering af indstillingen. Det samme gør sig gældende for regnskabet; det skal ikke være den helt store gennemgang, men vise, hvor virksomheden er henne rent økonomisk, hvad er status, og ikke mindst skal det sige noget om vores likviditet.
– Informationerne skal jo tilfalde bestyrelsen i forbindelse med bestyrelsesmøderne. Men derudover vil jeg som bestyrelsesformand gerne have en månedlig opdatering, ikke nødvendigvis på skrift, men blot verbalt så jeg er opdateret på situationen i virksomheden. Desuden afholder vi midtvejsmøder (mellem to bestyrelsesmøder, red.) af ca. to timers varighed, hvor direktion og formandskab deltager. Her kan vi lige vende forskellige småting og blive opdateret på, hvordan situationen er for virksomheden.
– Det er generelt vigtigt, at den information, der tilfalder bestyrelsen, er kort og præcis, for der kan let ende med at være alt for meget, man som bestyrelse skal forholde sig til. Når det sker, ender det med informationsforurening, og bestyrelsen begynder at grave sig alt for langt ned i detaljen – hvilket vi ikke skal. Vi skal være bestyrelse – ikke direktion! Derfor skal direktionen tage sig af detaljerne, og vi skal have overblikket.
– Når bestyrelsen beskæftiger sig med detaljerne, bliver det for trægt og ineffektivt. Det er det samme, man ser i mange politisk ledede organer. Et alt for stort fokus på detailsager tager fokus fra de vigtigere problemstillinger og gør hele arbejdet mere besværligt.
– Der er nogle problemer, man skal være opmærksom på, når det gælder den information, der skal tilfalde bestyrelsen. Informationen kan være for deltaljeret, den kan være for omfangsrig, og generelt kan derbare være for meget af den. Jeg har siddet, og sidder, i en del bestyrelser, og min erfaring siger mig, at der oftere er for meget end for lidt.
– Når man snakker om den information, der tilfalder bestyrelsen, er det vigtigt, at der er et godt forhold mellem direktion og bestyrelsesformand. Den bedste måde at undgå den førnævnte informationsforurening på, er hvis der er en gensidig forståelse mellem direktion og formand, der begrænser mængden af overflødig information.
Der er forskel på offentlige og private bestyrelser
Når Søren Sørensen skal vurdere informationsbehovet for bestyrelsen, trækker han på sine erfaringer fra både offentlige og private bestyrelser – og han ser, at der faktisk er en forskel.
– Det er min fornemmelse, at der faktisk er en forskel på informationsbehovet i en privat bestyrelse og så bestyrelsen i en selvejende institution – selvom ansvaret er det samme. Begge steder skal man selvfølgelig have information om, hvordan driften går, og hvordan økonomien ser ud, likviditet og lignende. Men når det gælder de selvejende institutioner, som for eksempel Tradium, er der meget mere politik inde i billedet.
– Politik, både på nationalt og kommunalt plan, har stor indflydelse på institutionen og dermed også på vores opgave som bestyrelse. Derfor er vi nødt til at være velinformeret, når det gælder den politiske situation i langt højere grad, end det er tilfældet i en privat virksomhed. Derfor har direktøren og jeg også en aftale om, at jeg skal være velinformeret på det punkt, det er simpelthen en nødvendighed for at kunne agere som bestyrelsesformand.
– En anden forskel på informationsbehovet i private virksomheder og selvejende institutioner er sammensætningen i bestyrelsen. I en privat virksomhed er det bestyrelsesformandens rolle at sætte holdet, men hos Tradium er bestyrelsen paritetisk sammensat. Det betyder, at vi har en meget bred bestyrelse, men det betyder samtidig også, at vi skal have en bredere vifte af information.
– Når man taler om detaljeringsgraden af den information, bestyrelsen får, så er der ingen tvivl om, at det kræver en vis grad af detaljer for at få en aktiv bestyrelse – og information er generelt altafgørende for, at bestyrelsen er aktiv. Man kan så altid diskutere, hvor meget information bestyrelsen skal have, og hvor detaljeret det skal være.
– Som tidligere nævnt er vores bestyrelse på Tradium paritetisk sammensat, og selvom vi efterlader vores arbejdsgiver- eller arbejdstagerkasket uden for bestyrelseslokalet, kræver det stadig, at vi modtager en meget bred vifte af information.
– En vis grad af detaljer i informationen sikrer, at bestyrelsen er velinformereret, og det betyder, at man kan arbejde mere effektivt som bestyrelse. Det kan blandt andet have den positive effekt, at man undgår nogle uheldige diskussioner i bestyrelsen, da folk er velinformereret og derved ikke bevæger sig ud i ligegyldige diskussioner.
– Bestyrelsen skal selvfølgelig informeres op til bestyrelsesmøderne med den relevante information, så folk er klædt på til opgaven. Direktøren sender et generelt nyhedsbrev om, hvordan det går på Tradium, ud til medarbejderne én gang om måneden, og det modtager bestyrelsen også, så vi kan følge med i institutionens liv. Derudover afholder vi møder med deltagelse af direktionen
og det udvidede formandskab mellem de ordinære bestyrelsesmøder, og der bliver taget referat, der bliver sendt videre til resten af bestyrelsen, så de også er orientereret om, hvad vi snakker om der.
– Det er svært for mig at vurdere, om man kan få for meget information som bestyrelsesmedlem. Personligt vil jeg gerne klædes ordentligt på, så jeg vil selvfølgelig gerne have en relativt stor mængde af information. På den anden side kan jeg da godt se problemet, hvis man sidder i 30 bestyrelser, så kan der hurtigt komme for meget. Spørgsmålet er så, om det er informationsmængden i den enkelte bestyrelse, der er problemet, eller om problemet er, at de samme folk sidder i så mange bestyrelser.
– Som bestyrelsesformand har man selvfølgelig stor indflydelse på mængden af information, ikke kun til en selv, men til hele bestyrelsen. Det er jo også formandens pligt at afstemme informationsbehovet, så det er dækkende for hele bestyrelsens behov, men omvendt ikke bliver en byrde for det enkelte medlem. Derfor sørger jeg også for at spørge ud i bestyrelsen, med mellemrum, til informationsniveauet.
– Jeg har valgt at differentiere informationen i bestyrelsen, netop fordi vi har så bred en bestyrelse, men også for at få alles kompetencer i spil. Der er nogle i bestyrelsen, der er bedre til økonomi, så de får mere information om regnskabet end de andre, så de kan behandle det mere indgående. På samme måde er det med uddannelsesområdet, der er også nogle, der får mere information.
– Generelt mener jeg, at alle medlemmer af bestyrelsen skal modtage nok information til, at de kan deltage aktivt, for ellers kan de ikke gøre en forskel, og det går ikke. Alle i bestyrelsen skal gøre en forskel, fra formanden til eleverne – og det gør de også hos os.
