Bestyrelsen beslutter strategien og godkender budgettet for det kommende år. Men hvordan undgår man, at godkendelse af bud¬gettet blot bliver en rituel handling? Hvordan og hvor meget skal bestyrelsen inkluderes i budgetlægningen, og hvordan kobler man budgetlægningen til institutionens strategiprocesser?
Det har ledelsen af erhvervsskolen HANSENBERG i Kolding gjort sig en del tanker om. De gennemfører en meget systematisk proces hen over året, hvor bestyrelsen relativt tidligt på året er inde over fastlæggelse af budgetforudsætningerne. Der kan for mange bestyrelser være god inspiration at hente i denne case. Dagens Dagsorden har derfor interviewet bestyrelsesformand Morten Lehmann og direktør Birger Hørning om deres praksis vedrørende strategiarbejde og budgetlægning.
300 medarbejder og 100 mio. kr. i egenkapital
HANSENBERG er en erhvervsskole med ca. 300 ansatte og havde i 2009 1.795 årselever. Skolens egenkapital er på ca. 100 mio. kr. Skolen udbyder flere forskellige EUD uddannelser, HTX og KVU uddannelser.
Skolens bestyrelser består af fjorten personer, heraf to uden stemmeret. Morten Lehmann, 3F, har været bestyrelsesformand siden april 2010. Den daglige ledelse varetages af Birger Hørning, der har været direktør på skolen siden 1994.
Uden økonomi bliver strategien blot en skåltale
HANSENBERG har udviklet en fast årsrytme for bestyrelsesarbejdet, hvor man i marts måned, i forlængelse af godkendelse af årsrapporten for det foregående år, drøfter de ledelsesmæssige udfordringer for indeværende år. Den store strategilægning, hvor man på et par dages strategiseminar med bestyrelsen mere fundamentalt forholder sig til skolens langsigtede strategiske udvikling, foregår med et interval på 2-3 år. Men hvert år forholder man sig i marts måned til, om det er brug for justeringer i opfattelsen af de ledelsesmæssige udfordringer, ligesom man forholder sig til scenarier for de kommende år.
På baggrund af disse drøftelser fremlægger ledelsen på maj/juni-mødet forslag til nye ledelsesmæssige udfordringer for det kommende år og omsætter disse til budgetforudsætninger. Som direktør Birger Hørning udtrykker det:
– Hvis man ikke indarbejder økonomien i strategien, vil strategien blot ende med at blive en skåltale.
Bestyrelsen drøfter og fastlægger en række forudsætninger vedrørende f.eks. ramme for lokal lønregulering, investeringsrammer, uddannelsesudbud, arbejdstidsrammer, ressourcer til personaleudvikling mv. Et eksempel: Hos mange institutioner er lønaftaler noget, som bestyrelsen og ledelsen ikke rører ved. De mellem 70 og 80 % af de samlede udgifter, som går til lønninger, er de fleste steder at opfatte som en black box, der ikke kan åbnes. Sådan er det ikke hos HANSENBERG. Her har man valgt at skrue ned for forberedelsestiden, for derimod at give lærerne mere efteruddannelse, hvad man anser som en win-win situation. Selve aftalen er blevet til i samarbejde med skolens tillidsrepræsentanter.
Flere fordele for ledelsen
Birger Hørning fremhæver, at der er flere fordele for ledelsen i en selvejende institution ved at inkludere bestyrelsen i så udpræget en grad i fastlæggelse af budgetforudsætningerne. Først og fremmest giver det ham som direktør et klart billede af, hvordan bestyrelsen forholder sig til de centrale politiske, økonomiske og strategiske områder. Det betyder også, at når bestyrelsen i maj eller juni måned har godkendt budgetforudsætningerne, har de et helt andet grundlag for at forholde sig til det endelige budget sidst på året – da man jo er enige om budgetforudsætningerne. Det endelige budget er jo i princippet blot tal. Det afgørende er de forudsætninger, der ligger til grund for budgettet, og hvordan de kan kobles til strategien.
– Derfor skal bestyrelsen på banen i forhold til det kommende års budget så tidligt i forløbet, understreger Birger Hørning. Hvis det blot handlede om, at økonomien skulle kontrolleres, kunne bestyrelsen ligeså godt bestå af en gruppe revisorer. Når bestyrelsen i høj grad er politisk udpeget, skal man også udnytte den til at prioritere i forhold til de strategiske, økonomiske og mere politiske spørgsmål. Ved at knytte disse spørgsmål til budgetforudsætningerne, modtager jeg megen relevant information og tæt sparring fra bestyrelsen, og det er essentielt i erhvervsskolerne, hvor bestyrelsesmedlemmerne har kontakt med den virkelige verden. Bestyrelsesmedlemmerne kan med deres baggrund i aftagermiljøet give uvurderlig indsigt i de fremtidige udfordringer for skolen, og dermed hvad der skal prioriteres i budgettet.
Når man har været igennem denne proces, er det endvidere også nemmere at lave sidste øjebliks ændringer i budgettet. Det kom bl.a. til udtryk, da den seneste finanslov blev vedtaget, og HANSENBERG – ligesom så mange andre selvejende institutioner – pludselig skulle finde yderligere besparelser i et budget, der reelt set var færdigbearbejdet.
Når bestyrelsen i maj/juni har forholdt sig til budgetforudsætningerne, er der dermed også udstukket overordnede rammer, som ledelsen, i samarbejde med medarbejderne, kan detaljere og fylde ud med aktiviteter og aftaler. Vel at mærke uden at risikere, at man bevæger sig ud af et spor, som bestyrelsen i sidste ende ikke vil godkende. HANSENBERG anser derfor også denne praksis med involvering af bestyrelsen i fastlæggelse af budgetforudsætningerne som en forudsætning for, at der fra forsommeren og frem til budgetgodkendelsen på december-mødet kan foregå en meningsfuld proces med inddragelse af medarbejderne i prioriteringen af det kommende års aktiviteter og indsatser. Medarbejderne har muligheder for at give deres holdning til kende og komme med input dels gennem MIO (Medarbejder Indflydelses Organ), dels via en strategidag, som gennemføres hvert år i det tidlige efterår for hele personalet. Dermed har ledelsen både bestyrelsens og medarbejdernes syn på, hvad fremtiden bringer, og hvordan der skal prioriteres økonomisk.
Det er også en fordel for bestyrelsen
Set fra bestyrelsens side, er der også store plusser ved at blive involveret i budgetlægningen på denne måde, fastslår bestyrelsesformand, Morten Lehmann. Når bestyrelsen modtager input fra skolens strategidag, giver det medlemmerne større forståelse for skolens virkelighed. Ydermere mener Morten Lehmann, at den øgede inddragelse i økonomi og strategi betyder, at bestyrelsen får et tættere forhold til skolen og føler større ejerskab til den. Han fremhæver bl.a., at bestyrelsen på HANSENBERG er den eneste, han sidder i, hvor man bliver inddraget i den grad, men det er samtidigt også den eneste bestyrelse, hvor medlemmer af bestyrelsen møder op til andre arrangementer end bestyrelsesmøderne. Endelig understreger Morten Lehmann:
– Det at operere med budgetforudsætninger, som vi gør på HANSENBERG, kræver, at der er tillid fra bestyrelsen til den daglige leder. Budgetforudsætningerne, der forelægges i maj måned, kan man ikke bare sætte to streger under som i et normalt budget.
