Digital informationsdeling kan lette hverdagen og holde struktur i det store informationsflow.
Dropbox kan gøre mapper og skriveborde overskuelige
Dropbox kan strukturere og begrænse de mange redegørelser, notater og rapporter i et omfang, som får selv kommunalt ansatte socialrådgivere til at savne administrativt arbejde. I bedste fald fylder de mange papirer bestyrelsesmedlemmernes mapper og skriveborde til det uoverskuelige, i værste fald afholder det nogle fra at deltage i bestyrelsesarbejdet, når papirbunkerne dræber lysten til engagement og indflydelse.
Kort fortalt er Dropbox et sted, hvor man kan opbevare sine filer online. En slags service, hvor man har sine egne data lagt til backup både på nettet (de krypteres naturligvis) og på ens egen computer. På den måde fungerer Dropbox som en portal, hvor flere brugere kan dele filer mellem sig, hvorved man f.eks. i en arbejdsgruppe kan dele sin projektmappe med de andre fra gruppen. Det kan hjælpe bestyrelsesmedlemmer med nemt at forberede sig på fælles dokumenter og udveksle ideer inden et møde. Samtidig holdes alle opdateret med et ajourført materiale, som synkroniseres, hver gang et medlem retter eller tilføjer noget. Det fungerer således som et understøttende værktøj til en bestyrelse, der ikke mødes så tit, og som uden Dropbox ikke nødvendigvis ville have adgang til samme information.
Tanken bag Dropbox er ikke ny. Der har i flere år eksisteret lignende portaler fra private udbydere, hvor man via en række tilkøbte services kan smidiggøre bestyrelsesarbejdet. Eksempelvis kan man med programmet Boardworks købe en række interaktive features „som gør det nemt for en bestyrelse at reagere hurtigt og leve op til retningslinjerne for god corporate governance.“
Det nye ved Dropbox og årsagen til at den skal omtales her, er altså ikke principperne. De er velkendte. Det nye er derimod, at Dropbox-systemet for det først nu kan benyttes gratis, for det andet er det så udviklet, at sikkerhedsniveauet ifølge mange eksperter er på niveau med de udgiftstunge onlineportaler For det tredje er lagerpladsen blevet udvidet så markant, at en bestyrelse aldrig vil opleve pladsproblemer.
Endelig er der den fordel ved Dropbox, at det fungerer på tværs af mange forskellige platforme – lige fra Windows og Linux til mobile systemer som iOS og Android. På den måde er det nemt at synkronisere sine filer mellem forskellige computere og mobile enheder. Ydermere er der den detalje ved løsningen, at der findes et webinterface, hvor man nemt kan finde filerne ved at logge sig på fra en vilkårlig computer.
Podio virker også på smartphone
Podio er et nyere produkt på markedet, men kan mange af de samme ting som Dropbox. Man kan dele filer, Podio har sit eget postsystem, man kan oprette projekter og lave Apps til både iPhone og Android. Podio bliver dermed en hybrid imellem Dropbox, LinkedIn/Facebook og et klassisk intranet.
Podio byder på en pænere grafik end de andre produkter, kombinereret med flere funktioner så som muligheden for forskellige tilføjelsesprogrammer tilpasset diverse situationer, samt muligheden for selv at lave sådanne programmer. Derudover kan man lave projekter og allokere folk til de enkelte projekter, hvilket kan være nyttigt, hvis man arbejder med udvalg i bestyrelsen, eksempelvis et forretnings- eller revisionsudvalg. Derudover er der mulighed for at invitere eksterne samarbejdspartnere, såsom revisor eller advokat, ind til de enkelte projekter.
Prisen på Podio er en anden fordel. Der findes to modeller – basismodellen og den udvidede model. Basismodellen er gratis, og den udvidede model, der giver mere support og flere funktioner, koster ca. 45 d.kr. pr. person.
Spar papiret og få øget sikkerhed
Formålet med en online informationsdelingstjeneste for bestyrelsen er, at man sparer papiret. Alle kan hurtigt få adgang til de nye informationer, uanset hvor man er (så længe der er en computer med internet/smartphone), og man risikerer ikke, at følsomme oplysninger havner i de forkerte hænder. Afhængig af hvilket produkt man vælger, er der også andre funktioner, der kan være fordelagtig for en bestyrelse. Alt dette skulle gerne kunne medvirke til, at bestyrelsesarbejdet bliver hurtigere og mere smidigt.
Der er flere onlineløsninger på markedet, og hvilken man skal vælge, afhænger i høj grad af de behov, der er til stede i den enkelte bestyrelse. Dog har de programmer, vi har valgt at præsentere, den fordel, at de er gratis i den basale udgave, og der kan opdateres til en udvidet udgave, der så koster penge. Det giver mulighed for at prøve det af, og det er vores vurdering, at mange sagtens vil kunne klare sig med de basale udgaver. Dermed er der ikke behov for, at organisationer går ud og bruger større beløb på indkøb af digitale platforme til bestyrelsen.
