Det fremgår af årsregnskabslovens §8, at virksomhedens bestyrelse har ansvaret for, at årsrapporten udarbejdes og indsendes rettidigt til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.
Fratræder bestyrelsen på den ordinære generalforsamling, er det den afgående bestyrelse, som aflægger årsrapporten (regnskabet) i forbindelse med fratrædelse; denne aflagte årsrapport har den nye bestyrelse ikke del i. Har afgående bestyrelse imidlertid ikke afsluttet og indsendt regnskab for den periode, de har haft ansvaret for, så overgår dette ansvar til nuværende bestyrelse. De(n) nytiltrådte medlem(mer) har pligt til at underskrive årsrapporten. Det er afgørende for at have ansvaret for aflæggelse af årsrapporten, at de personer, der underskriver årsrapporten, er underlagt selskabslovens regler for direktion og bestyrelse på tidspunktet for underskrivelse. Til gengæld er det op til den nye bestyrelse, om den vil anvende det eksisterende regnskabsmateriale til deres aflæggelse af årsrapporten. Det er således altid bestyrelsen, som den er sammensat på tidspunktet, hvor årsrapporten (regnskabet) udarbejdes, der skal udarbejde den.
Denne problemstilling er særligt relevant her i 2013 – 2014, hvor der i forbindelse med kommunalvalg er afholdt ekstraordinære generalforsamlinger i mange offentlige selskaber for at få indsat en ny bestyrelse inden den ordinære generalforsamling.
Siddende bestyrelsen har ansvaret for at indsende årsrapporten
Jf. indsendelsesbekendtgørelsen, er det virksomhedens bestyrelse, som har ansvaret for, at årsrapporten indsendes. Ansvaret gælder, uanset om bestyrelsen har anmodet en anden (i praksis direktøren eller revisor) om at forestå indsendelsen.
Såfremt Erhvervs- og Selskabsstyrelsen ikke har modtaget årsrapporten inden udløbet af fristen for indsendelse, sender styrelsen et brev til bestyrelsen med påkrav om at indsende årsrapporten inden en frist på 8 dage. Udover fristen på 8 dage for indsendelse fremgår der i brevet også en frist på 4 uger efter brevets datering, hvorefter Erhvervs- og Selskabsstyrelsen kan anmode skifteretten om at opløse selskabet. Såfremt styrelsen modtager årsrapporten i perioden mellem de 8 dage og 4 uger efter sidste tidsfrist, pålægger Erhvervs- og Selskabsstyrelsen hvert bestyrelsesmedlem en afgift. Afgifterne fremgår af Årsregnskabslovens § 154 og kan højest udgøre 3.000 kr. pr. bestyrelsesmedlem. Et bestyrelsesmedlem fritages ikke for afgiften, selvom det ansvarspådragende forhold er begået af virksomhedens ansatte eller rådgivere.
Bestyrelsesmedlemmer skal have tilstrækkeligt kendskab til virksomheden
Kravene til et bestyrelsesmedlem er, at denne skal have et tilstrækkeligt kendskab. Derudover er der ikke for f.eks. forsyningsvirksomheder og uddannelsesinstitutioner specifikke krav til faglige kompetencer, indsigt på økonomiske områder eller bestyrelses kundskaber. Men netop kravet om ’tilstrækkeligt kendskab’ betyder, at ingen kan undsige sig sit ansvar med henvisning til manglende kompetencer.
