Bestyrelsesarbejdet er spændende og berigende for det enkelte bestyrelsesmedlem. Bestyrelsesmedlemmerne får indblik i hjertet af organisationen og mærker nerven i de aktiviteter, der er i gang. Og som bestyrelsesmedlem er man med til at bestemme, hvordan det skal udvikle sig. Det er spændende og udfordrende. Og der er et stort ansvar forbundet med det.
Af Christina Steen, Rikke Søgaard Berth og Line Markert, advokater og partnere, Horten
Bestyrelsens strategiske ansvar
Bestyrelsen skal kontrollere, at virksomheden er forsvarligt bygget op økonomisk og organisatorisk. Men den vigtigste opgave for bestyrelsen er at løfte blikket, orientere sig i landskabet og beslutte, hvor i landskabet organisationen skal placere sig.
Det er et stort ansvar at være med til at beslutte, om en uddannelsesinstitution eller en forsyning skal fusionere eller spænde bæltet ind for at overleve. Det er også en stor beslutning at acceptere en budgetoverskridelse på fx en musikfestival i håb om, at det er de sidste investeringer, der giver det, som trækker rigtig mange deltagere til – med risiko for, at det ender med et stort underskud.
Bestyrelsen skal være den daglige ledelses stærkeste samarbejdspartner. Bestyrelsen og dermed de enkelte medlemmer er derfor med deres bidrag til diskussionerne i bestyrelseslokalet med til at bestemme skæbnen for organisationen. Deri ligger naturligt et stort ansvar for virksomhedens udvikling. Det er imidlertid også vigtigt som bestyrelsesmedlem at være opmærksom på, at der med bestyrelseshvervet og de beslutninger, bestyrelsen træffer, ligger et personligt ansvar over for organisationen og for de samarbejdspartnere, som kan blive påvirket af bestyrelsens beslutninger.
Bestyrelsesmedlemmernes personlige ansvar
Det personlige erstatningsansvar for de skader, som bestyrelsen kan påføre en organisation eller dens samarbejdsparterne er ikke klar beskrevet i lovgivningen men er derimod i vidt omfang baseret på administrativ praksis og retspraksis.
Vurderingen af bestyrelsens ansvar for de beslutninger, bestyrelsen træffer og konsekvenserne af dem, er en såkaldt ”almindelig” ansvarsvurdering. Det afgørende er, om det enkelte bestyrelsesmedlem må anses for at have handlet forsvarligt i den givne situation. Det er derfor vigtigt at tage opgaven alvorlig.
Deltag i bestyrelsesarbejdet
Uanset, at bestyrelsesarbejdet er en af mange opgaver for mange medlemmer, er det vigtigt at holde sig orienteret om virksomhedens aktiviteter og møde velforberedt til bestyrelsesmøderne.
Det er en forudsætning for at træffe kvalificerede beslutninger i bestyrelseslokalet, at medlemmerne kan vurdere og udfordre den daglige ledelses oplæg og overvejelser. I mange helt eller delvist offentligt styrede virksomheder vil nogle eller alle bestyrelsesmedlemmer være politisk udpegede. Bestyrelsesmedlemmerne vil derfor også tit have meget forskellige forudsætninger for at deltage i bestyrelsesarbejdet. Det har imidlertid normalt kun begrænset betydning for det enkelte bestyrelsesmedlems ansvar for de konkrete beslutninger.
Som bestyrelsesmedlem er det vigtigt, at du sætter dig ind i grundlaget for bestyrelsesarbejdet og møder velforberedt til de enkelte møder. Dine opklarende spørgsmål eller udfordring af beslutningsgrundlaget kan være afgørende for at sikre bestyrelsen et sikkert afsæt for væsentlige beslutninger.
Hvis en beslutning i bestyrelsen i fremtiden måtte vise sig at påføre institutionen eller selskabet et tab, vil vurderingen af, om bestyrelsesmedlemmerne er personligt ansvarlige for tabet, blandt andet afhænge af, om bestyrelsesmedlemmerne kan anses for at have udført bestyrelsesarbejdet ordentligt. Bestyrelsesmedlemmer bliver som udgangspunkt ikke ansvarlige for at have skønnet forkert på et oplyst grundlag. Derimod kan en dårlig beslutning på et mangelfuldt grundlag være vanskeligere at forklare.
Dokumentér det gode bestyrelsesarbejde
Netop fordi vurderingen af bestyrelsesarbejdet sker bagudrettet, kan det være vanskeligt at bevise, at en beslutning var velbegrundet og saglig, hvis den i bagklogskabens klare lys synes at være forkert og måske endda uklog.
Det er en af de vigtigste grunde til, at vi klart anbefaler bestyrelsen at tage opgaven med at udarbejde og godkende referatet fra sidste møde alvorligt. Referatet har en aktuel funktion, fordi det opsamler og konkluderer de handlinger, som bestyrelsen beder den daglige ledelse om at sætte i værk. Det er dermed grundlaget for den løbende opfølgning på bestyrelsens beslutninger.
Derudover har referatet en vigtig funktion i at dokumentere grundlaget for bestyrelsens beslutninger. Hvis det i eftertiden viser sig, at en beslutning truffet af bestyrelsen ikke var rigtig, eller at forholdene udviklede sig anderledes end forventet, vil opmærksomheden rette sig mod bestyrelsens og deres rolle i beslutningen.
Det er derfor vigtigt, at bestyrelsens mødereferat ikke alene er et beslutningsreferat, men at referatet indeholder en overordnet gengivelse af de væsentlige parametre, som er indgået i den endelige beslutning – og også gerne en gengivelse af, hvem der har ment hvad, hvis en beslutning ikke er truffet af en enstemmig bestyrelse. Det anbefales også at sikre sig dokumentation i en forhandlingsprotokol Hvis det er klart af referatet og forhandlingsprotokollen, at bestyrelsens beslutning i en given situation var velbegrundet og veldokumenteret, vil det være vanskeligere at gøre bestyrelsen ansvarlig for en dårlig beslutning.
