Skiftedag – en ny begyndelse i en offentlig bestyrelse

Kommunal- og regionsvalget er overstået. Konstitueringen har fundet sted i kommunalbestyrelser og regionsråd. Dermed er der også blevet valgt mange nye medlemmer ind i de offentlige bestyrelser. Ikke blot nye politikere

Jørgen Ulrik Jensen
Partner og Bestyrelsesformand i
Pluss Leadership

Mange steder har man desuden valgt at lade bestyrelsesperioden og tidspunktet for udpegning eller genudpegning af bestyrelsesmedlemmer følge de samme fire år, som er gældende for de politisk valgte. Hertil kommer løbende nye elevrepræsentanter i skolebestyrelser samt fra 2014 også nye forbrugerrepræsentanter i vandselskabernes bestyrelser.

Derfor markerer starten af 2014 en slags skiftedag i mange offentlige bestyrelser. Præcis hvor mange nye bestyrelsesmedlemmer, der starter i dette halvår, er der ingen præcise opgørelser over, men de fleste af de ca. 4.000 offentlige bestyrelser er berørte af kommunal- og regionsvalgene. Et forsigtigt skøn er, at mellem halvdelen og tre fjerdedele af de omkring 25-30.000 offentlige bestyrelsesmedlemmer er på valg her ved overgangen til 2014. En væsentlig del af disse vil være helt nye medlemmer.

Giv procedurerne og strategien et review

Det er derfor en helt naturlig anledning til at starte på en frisk. De nye medlemmer skal introduceres til virksomheden og bestyrelsesarbejdet. Det er i den forbindelse naturligt at granske forretningsorden og bestyrelsens rutiner for at se, om der er noget, man bør gøre anderledes eller stramme op på. Både med baggrund i en evaluering af den hidtidige praksis og med inspiration fra de nye. Det er også ofte anledningen til at se på målene og strategien for virksomheden eller institutionen. Selvom turnus for strategilægningen selvfølgelig skal bestemmes ud fra virksomhedens behov, og ikke bestyrelsens, er det naturligt som minimum at gennemføre en slags strategisk review, når relativt mange nye tiltræder i bestyrelsen, eller man oplever at starte på en ny bestyrelsesperiode. Herigennem sikrer man ejerskabet til virksomhedens udvikling i den samlede bestyrelse, og det er helt afgørende. Strategien er langt hen ad vejen ”manuskriptet” for samarbejdet mellem bestyrelse og daglig ledelse.

Nye bestyrelsesmedlemmer skal bidrage fra første bestyrelsesmøde

I ”gamle dage” var det et dogme, at et nyt bestyrelsesmedlem det første år skulle føre en tilbagetrukken rolle, lytte til de erfarne, stille og roligt finde ud af, hvad virksomheden er for en størrelse, og så hen ad vejen begynde at byde ind, når man havde forstået, hvordan ”man gør tingene” i denne her bestyrelse. Sådan er det ikke længere. Med de krav til udvikling, effektivitet, omstilling og forandringer, som alle virksomheder og institutioner i dag er underlagt, er der ikke råd til dødvægt i bestyrelsen. Flere og flere bestyrelsesmedlemmer vælges eller udpeges ud fra, at man har brug for netop deres kompetencer i det samlede bestyrelsesarbejde, og så skal de selvfølgelig i spil hurtigst muligt. Derfor skal indlæringskurven for nye medlemmer i forhold til at kunne bidrage til det konkrete bestyrelsesarbejde gøres betydeligt stejlere. Med en systematisk og begavet introduktion kan man reducere den tid betragteligt, der går fra et nyt medlem tiltræder, og til vedkommende begynder at bidrage med værdi til bestyrelsesarbejdet.

Vores temanummer om opstart af en ny bestyrelsesperiode

Dette er baggrunden for, at vi i dette nummer af Dagens Dagsorden har valgt at fokusere på overgangen fra gammel til ny bestyrelse, samt at give inspiration til, hvordan de nye bestyrelser og de nye bestyrelsesmedlemmer kommer godt i gang. Hvad arver man fra den gamle bestyrelse? Hvilket ansvar overtager man og hvornår? Hvilke dokumenter skal man have styr på? Hvad er i det hele taget bestyrelsens opgaver, formelt og funktionelt? Hvordan sætter vi mål for vores eget virke som bestyrelse etc.? Det er nogle af de spørgsmål, vi behandler i dette temanummer.   

Bestyrelsesintroduktionskurser er snart parate i bestyrelsesforeninger og brancheorganisationer

Bestyrelsesforeningerne og brancheorganisationerne i netværket omkring Dagens Dagsorden er i fuld gang med at tilrettelægge introduktionskurser, viser en rundspørge i netværket. De ønsker alle at sikre bestyrelserne en god opstart på den nye bestyrelsesperiode. Kurserne annonceres på de respektive brancheforeninger og bestyrelsesforeningers hjemmesider i takt med, at de udbydes.

Opstart af ny bestyrelsesperiode i punktform

Nedenfor har vi kort opsummeret nogle gode råd til nye bestyrelsesmedlemmer samt til bestyrelsesformanden ved indgangen til en ny bestyrelsesperiode. Vi håber, at vi gennem dette nummer – samt de mange faglige artikler og debatindlæg, som gratis kan følges i www.dagensdagsorden.dk – kan give vores lille bidrag til, at rigtig mange nye og gamle bestyrelsesmedlemmer får gode oplevelser i den kommende bestyrelsesperiode, til gavn for både virksomheden og deres egen personlige udvikling.

Gode råd til nyt bestyrelsesmedlem

  • Drøft med din udpegende organisation, hvordan de vil bakke op om din bestyrelsesindsats – primært i relation til at sikre informationsinput og spredning af information.
  • Få en rundvisning på institutionen eller virksomheden, herunder introduktion til nøglemedarbejdere, så du får et direkte indtryk af dens aktiviteter og organisation.
  • Bed direktionen om at introducere til rapporteringssystemet, så du fra starten kan overskue institutionens eller virksomhedens økonomiske udvikling.
  • Læs revisors tiltrædelsesprotokol – få evt. revisor til at udarbejde et nyt tiltrædelsesprotokollat – og tidligere aflagte revisionsprotokoller, så du kender institutionens økonomiske situation og eventuelle bomber.
  • Sæt dig ind i institutionen eller virksomhedens arbejds- og forretningsgrundlag, herunder målsætning for og risici ved dets hovedaktiviteter (produkter, tjenesteydelser og investeringer), relevante målgrupper og markeder, konkurrenter, konkurrenceparametre, leverandører mv.
  • Læs de vigtigste nøgledokumenter: Bestyrelsens mødeprotokoller, vedtægter, bestyrelsens forretningsorden og instruks (retningslinjer) til direktionen, seneste årsrapporter (regnskab) og revisionsprotokoller.
  • Deltag i bestyrelsesuddannelser – det øger i væsentlig grad dine muligheder for at få indflydelse og bidrager til en konstruktiv udvikling i bestyrelsen som helhed.

Gode råd til bestyrelsesformand ved indgangen til ny bestyrelsesperiode

  • Tag en individuel drøftelse med hvert bestyrelsesmedlem om, hvad der er deres særlige interessefelter, hvor de i særlig grad ønsker at bidrage, samt dine forventninger til deres bidrag.
  • Gennemgå og drøft forretningsordenen.
  • Gennemgå og drøft, hvad der måtte foreligge af relevante kodekser for godt bestyrelsesarbejde, eksempelvis Kodeks for godt bestyrelsesarbejde i danske erhvervsskoler og sosu-skoler (2012), samt Kulturministeriets God ledelse i kulturinstitutioner (2010).
  • Sæt pejlemærker for bestyrelsesarbejdet og konsensus om selve bestyrelsesindsatsen på første bestyrelsesmøde.
  • Etabler et årshjul for bestyrelsesarbejder.
  • Læg en bestyrelsesevaluering sidst på året – det er et vigtigt redskab til, at bestyrelsesarbejdet og de enkelte bestyrelsesmedlemmer udvikler sig
  • Afsæt hurtigt et langt bestyrelsesmøde til at gennemgå virksomhedens strategi og ikke mindst de ”mellemregninger”, der var baggrunden for strategien, således at alle får et solidt fælles fundament for at lægge strategien for de næste fire år.

Er du ny formand, så er det desuden vigtigt at

  • Drøfte indgående med direktøren, hvordan I praktisk kommunikerer med hinanden og om hvad, hvordan du sparrer med direktøren, og hvordan direktøren kan bidrage med effektivt bestyrelsesmateriale og understøtte godt bestyrelsesarbejde.
  • Drøfte med direktion og afgående bestyrelsesformand, om eller hvor de eksistentielle trusler er for institutionen – fysisk, f.eks. i form af brand, eller forretningsmæssigt, f.eks. imagetruende sager, en konkurrent der kan løbe med besøgende/elever eller afhængighed af store enkeltdonorer. Samt eventuelt truende retssager eller store forpligtigelser i forbindelse med f.eks. byggeri, fusioner el.lign.

 

 

 

Komunikado din Drupal CMS-udvikler

Dagens Dagsorden – Forum for Offentlige Bestyrelser – ejet af Pluss Knowledge
Tlf: 7026 5126 – H. H. Seedorffs Stræde 3, 4. tv., 8000 Aarhus C