Skab det stærke arbejdsfællesskab i bestyrelsen fra dag ét

”Fra første bestyrelsesdag møder nye bestyrelsesmedlemmer et struktureret opstartsforløb, så de med det samme er på omgangshøjde, har fået indsigt i, at vi har travlt, og at vi er sammen om at flytte noget.” Sådan indleder bestyrelsesformand Helle Toftgaard, Struer Statsgymnasium vores interview med hende om opstart af en ny bestyrelsesperiode.

Uffe Black Jensen
Statsautoriseret revisor
EY

Der er mange variable, der skal skrues på, når man skal skabe det stærke arbejdsfællesskab, hvor bestyrelseskompetencerne sættes i spil.

Første skridt er at samle en bestyrelse med de nødvendige kompetencer. ”I bestyrelsen har vi en diskussion af vores kompetencer spejlet i et skarpt blik på fremtidige udfordringer. Herudfra får vi tegnet et billede af de kompetencer, der samlet burde være repræsenteret i vores bestyrelse. Det billede bruger vi i vores proaktive dialog med de organisationer, der udpeger medlemmer til bestyrelsen,” siger Helle Toftgaard og fortsætter: ”Det er en positiv dialog, og som en væsentlig sideeffekt får vi samtidig plejet vores relationer til vores vigtige lokale partnere på et strategisk niveau.”

Struer Statsgymnasium har 6 eksterne bestyrelsesmedlemmer, inkl. 2 selvsupplerende. Herudover består bestyrelsen af 2 medarbejderrepræsentanter og 2 elevrådsrepræsentanter. Det er en særdeles beslutningsdygtig størrelse, som fremmer mulighederne for at skabe et godt arbejdsfællesskab. Se de formelle kompetenceønsker nederst i denne artikel.

Introforløb skaber indsigt og forventningsafstemning

Nye medlemmer i Struer Statsgymnasiums bestyrelse får som velkomst en introduktionspakke, der blandt andet består af strategiplan, forretningsorden og vedtægter, bestyrelsesreferater og Struer Statsgymnasium i tal. Nye medlemmer bliver altid inviteret til en uddybende snak med bestyrelsesformand og rektor, samt får en fysisk rundvisning på uddannelsesstederne kombineret med en introduktion til de enkelte uddannelser og lederne samt til selve ledelsesstrukturen. ”Vi slutter dagen af med en dialog om, hvor de nye medlemmer i særlig grad har deres styrker og interesser i forhold til vores strategiske udfordringer. Hermed er de på omgangshøjde med det samme, og vi har fået sat forventningerne til engagement på et passende højt niveau,” siger Helle Toftgaard.

Sæt de strategisk vigtige temaer til bestyrelsesengagement i årshjulet

Bestyrelsen som helhed kan ikke konstant være engageret i alle punkter. Skal der skabes et konstruktivt arbejdsfællesskab, er prioriteringen af temaerne og rammesætningen af dem helt afgørende.

Derfor arbejdes der i bestyrelsen efter et årshjul, som fastlægger rammerne for de enkelte bestyrelsesmøder i forhold til strategi og naturlige deadlines. Tænker man nogle bestyrelsesmøder frem, kan man i årshjulet gøre plads til at gå i dybden med udvalgte strategiske temaer: ”På de kommende møder har vi f.eks. en overordnet drøftelse af 1) Kvalitetssystem og sammenhæng til strategi og indsatspunkter 2) Kommende fagudbud og 3) Styrkelse af relationerne til vores lokale erhvervsliv som strategiske punkter,” siger Helle Toftgaard og fortsætter: ”Og ovenover disse strategiske nedslag har vi en kontinuerlig indsats i forhold til kvalitet i undervisningen. Hvordan sætter vi mål, hvordan måler vi, hvordan sætter vi ind, hvordan får vi det ind i resultatlønskontrakten, etc.? Kvalitetsdrøftelse er en løbende proces henover foråret, som vi startede med et kvalitetsseminar i efteråret for hele bestyrelsen.”

Bestyrelsesmøderne skal forankres i uddannelsernes hverdag

Forberedelsen og indkaldelsen til bestyrelsesmøder kører efter et helt fast skema. Dagsordenen prioriteres i et samarbejde mellem rektor og formandskab. Dagsordenen sendes ud elektronisk med tydelig angivelse af orienteringspunkter og drøftelsespunkter, hvor årshjulet er omdrejningspunktet, således at der skabes tid og rum til at gå i dybden med 1-2 fokuspunkter. Bilagsmaterialet er struktureret og overskueligt, således at medlemmerne har en reel chance for at være forberedte.

”Som et af orienteringspunkterne på møderne giver rektor altid nogle nedslag i hverdagen. Det kan være fra vores Facebookside, et arrangement… Ud over at det i sig selv er interessant, så er det med til, at vi i vores strategiske bestyrelsesarbejde holder følingen med det, det hele handler om – nemlig eleverne og livet på skolen.”

Kompetencesammensætning i bestyrelsen på Struer Statsgymnasium

De eksterne medlemmer er sammensat ud fra et ønske om erfaring og kompetencer inden for et bredt spektrum, mere konkret:

  • Netværk til erhvervsliv, lokal forankring
  • Strategi- og ledelseserfaring
  • Pædagogisk erfaring
  • Regulativ erfaring, uddannelsesverdenen og det politiske system
  • Selveje- og økonomierfaring
  • Erfaring med forskning og udvikling.

Helle Toftgaard fortæller, at det kan være en udfordring at sikre de rette kompetencer i bestyrelsen. For eksempel kan den fysiske og mentale afstand til Struer være lang, og transporttiden til bestyrelsesmøder er en praktisk udfordring for aftagerinstitutioner/universiteter. Til gengæld er Struer Statsgymnasium begunstiget af at være en del af et lokalt samfund, hvor alle kender hinanden.  Uddannelsesinstitutionen har en stor strategisk position i borgernes, politikernes og erhvervslivets bevidsthed, for et velfungerende Struer Statsgymnasium er afgørende for, at borgere vil bosætte sig i Struer, og for at skabe kvalificeret arbejdskraft til virksomhedernes fortsatte vækst og udvikling. Det giver lydhørhed, men også et stort ansvar, som bestyrelsen tager meget alvorligt.

Skal Helles gode råd og tanker til kommende bestyrelsesmedlemmer opsummeres, vil følgende hovedpunkter kunne uddrages:

1) Udarbejd et årshjul for bestyrelsens arbejde
2) Udarbejd som formand en dagsorden til hvert møde i samarbejde med rektor - dagsorden bør have 1-2 punkter, der kan gås i dybden med
3) Sikre medlemmernes engagement

- Via velkomstpakke med introduktion til nye medlemmer
- Formandens løbende italesættelse til understøttelse heraf
- Hvordan det enkelte bestyrelsesmedlem selv kan bidrage til engagement og få sat egne kompetencer i spil

4) Lav en plan for at sikre bestyrelsens kompetencer (proces for kortlægning heraf og hvordan ”ønsker” kan fremsættes til de udpegningsberettigede organisationer mm.)
5) Sæt strategiske mål for bestyrelsesperioden
6) Skab det stærke arbejdsfællesskab i gruppen og sørg for, at de forskellige kompetencer kommer i spil til fordel for institutionen.

Om Struer Statsgymnasium

Struer Statsgymnasium er Danmarks første campusskole, der udbyder gymnasielle og erhvervsuddannelser samt IB. Endvidere drives 10. klassecenter og kostskole.

Skolen blev startet som gymnasium i 1932, tilføjet kostskole i 1970, oprettet IB-uddannelse i 2003, gennemført fusion med den tidligere erhvervsskole i 2008, startet 10. klasse i 2011 og udvidet med EUD/EUX-udbuddet i 2016 til i dag 10 GF2-tilbud.

 

Komunikado din Drupal CMS-udvikler

Dagens Dagsorden – Forum for Offentlige Bestyrelser – ejet af Pluss Knowledge
Tlf: 7026 5126 – H. H. Seedorffs Stræde 3, 4. tv., 8000 Aarhus C