Skab det finansielle overblik og få inspiration til udviklingsmuligheder

Når bestyrelsen skal identificere relevante regnskabsmæssige nøgletal, se benchmarks mv. til at vise råderum og potentialer som afsæt for udviklingsdagsordenen, må økonomi og nøgletal ikke stå alene. Det skal ses i en større og mere nuanceret sammenhæng – der er ikke ét nøgletal, som siger mere om råderum og udvikling end andre.

Uffe Black Jensen
Statsautoriseret revisor
EY

Bestyrelsen for en uddannelsesinstitution skal sikre, at institutionens midler anvendes hensigtsmæssigt til institutionens formål om at udbyde en eller flere uddannelser. Hertil kan benchmarks med sammenlignelige institutioner give en indikation på, om f.eks. skolens output i antal gennemførte elever er på niveau med andre. Et nøgletal ja, men udviklingsdagsordenen bør styres af fremtidigt behov for uddannelse i skolens område og ikke af historiske regnskabstal eller økonomi. Det er således først, når nøgletallet sættes ind i en udviklingskontekst, at det giver brugbar viden.

Find udviklingsmålet for uddannelsesinstitutionen

Første skridt er derfor altid, at bestyrelsen identificerer behov/ønske for en udvikling af deres uddannelsesinstitution. Det kan f.eks. være:

  • Nye og/eller flere uddannelser
  • Flere elever
  • Bedre kvalitet i uddannelserne
  • Mindre frafald/større gennemførelse

Det er og må være bestyrelsens ansvar at sikre den rigtige udviklingsdagsorden i forhold til udbuddet af relevante uddannelser, uafhængig af de økonomiske forhold.

Find midlerne til udvikling

Skolens økonomiske fundament giver et afsæt for udviklingsdagsordenen, men en brændende platform kan også give inspiration til at søge andre samarbejder. Det kan f.eks. være samarbejde med erhvervslivet, fonde m.fl. om sponsorater til f.eks. finansiering af udstyr til nye uddannelser, ligesom fusion kan være en del af udviklingsdagsordenen.

Nøgletal viser, om der er en farbar vej til udvikling

De økonomiske nøgletal kan herefter være med til at pege på, hvorledes det er muligt at gennemføre den rigtige udviklingsdagsorden. Men regnskabstal skal ses nuanceret og sammenholdes med den udvikling og trend, som institutionen har gennemlevet, effekten af historiske beslutninger og baggrunden for afvigelser til budgetter og estimater tidligere år.

For at konkretisere dette, tillad mig at give et par eksempler:

Lønninger udgør, alt efter institutionstype, 60% til 80 % af de samlede omkostninger. Et højt omkostningsniveau pr. elev/studerende til undervisningens gennemførelse kan være ønsket ud fra en strategisk beslutning om at tilbyde mere konfrontationstid pr. elev med det mål at øge løfteevnen, øge eksamenskarakterer, mindske frafald mv. Men det kan også vise et lærerkollegium på sidste løntrin med mange individuelle tillæg.

På samme måde kan et lavt omkostningsniveau pr. elev/studerende til undervisning være et udtryk for en vellykket spareøvelse, som accepterer en lavere undervisningskvalitet, såvel som det kan afspejle en strategisk indsats for at skabe effektive holddannelser, synergihøstning på forberedelse, hvor lærerne bruger hinandens undervisningsforberedelse frem for, at de alle opfinder den dybe tallerken.

Man skal således bag om tallene for at få viden ud af dem.

Personaleomkostninger er et centralt nøgletal til at vise fremtidigt udviklingsrum

Skal der sættes et nøgletal som grundlag for udviklingsagendaen, bør bestyrelsen se på den samlede personaleomkostning pr. årsværk, og hvor denne ligger i forhold til sammenlignelige institutioner. Det er muligt at om-allokere de enkelte årsværk til andre opgaver mv., men er gennemsnitsomkostningen for høj, vil presset for besparelser typisk vokse og dermed mindske udviklingsrummet for initiativer, der kræver investeringer eller en øget indsats på udvalgte områder. Det væsentligste budskab er: Pas på i tide, at gennemsnitslønningen ikke bliver for høj, det vil presse institutionen fremover.

Bygninger kan låse udviklingsrummet mod vækst

Den næststørste udgiftstype er bygninger og bygningsdrift. Omkostninger til bygningsdrift er formentlig den sværeste omkostning at sammenligne og benchmarke på tværs, da bygningsmassen sjældent er sammenlignelig, og omkostningerne påvirket af forskellige tolkninger af vedligeholdelse kontra anskaffelser – et skisma, som ministeriet og Moderniseringsstyrelsen igennem en lang årrække har beskrevet og tolket på.

Men kigges der på den enkelte institutions kapacitetsbinding i bygningsmasse (bogført værdi af bygninger pr. årselev/STÅ), vil bestyrelsen kunne få et billede af det fremadrettede råderum. Store bindinger kræver høj aktivitet. Falder aktiviteten, kan institutionen være nødt til at nedskrive bygningsmassen. Det vil påvirke resultatbudgettet, soliditeten og de strategiske budgetter fremadrettet.

Synerginøgletal viser F&U bidrag til kerneydelsen

På flere af de større institutioner, professionshøjskoler og erhvervsakademier investeres der i F&U. Det er der mange gode og strategisk velfunderede bevæggrunde for, og der er politisk opbakning til området –hvilket f.eks. ses i de strategiske udviklingskontrakter på UC-området. Skal en bestyrelse have et benchmark eller nøgletal for området, bør det være F&Us evne til at trække de fornødne synergier ind i udviklingen af den ordinære aktivitet. Uden synergi er der en risiko for, at F&U området kører for meget sideløbende i egen silo.

Likviditet og soliditet er med god grund fortsat moderne

De mere traditionelle nøgletal om likviditet og soliditet er fortsat relevante. Ved begge nøgletal vil et pres herpå kunne påvirke den fremadrettede udvikling for institutionen. Der findes flere gode og relevante artikler herom, så det vil jeg undlade at uddybe i denne artikel.

Summeret er der fem nøgletal til udvikling og råderum

Som opsummering bør bestyrelsen se på følgende nøgletal, men holde dem op mod et nuanceret billede af beslutningerne bag og udviklingen og trenden for institutionen:

  • Personaleomkostninger pr. årsværk
  • Kapacitetsbindinger pr. årselev/STÅ
  • Realiserede strategiske sammenhænge og synergier mellem F&U området og den ordinære aktivitet
  • Likviditet
  • Soliditet
Komunikado din Drupal CMS-udvikler

Dagens Dagsorden – Forum for Offentlige Bestyrelser – ejet af Pluss Knowledge
Tlf: 7026 5126 – H. H. Seedorffs Stræde 3, 4. tv., 8000 Aarhus C