Bestyrelsens årshjul

Et årshjul skal udarbejdes med henblik på at sikre, at bestyrelsen får et sammenhængende forløb i løbet af et år, og at forløbet afspejler en proces, hvor bestyrelsen når omkring de opgaver og udviklingspunkter, som den har sat sig som mål.

Jette Poulsen
Konsulent
Pluss Leadership

Der har de seneste år været et øget fokus på bestyrelsens reelle værdiskabelse for såvel private som offentlige organisationer. Og indimellem har den været meget svær at få øje på. Som i enhver anden sammenhæng vil det være en oplagt mulighed for bestyrelsen at fastsætte nogle mål for bestyrelsesarbejdet og organisationen og lave en plan for opnåelse af disse mål og milepæle. Hertil er et årshjul et oplagt værktøj.

Det vil ofte være formandsskabet og direktionen i samarbejde, der vil udarbejde årshjulet med inddragelse af den samlede bestyrelse i passende omfang.

Hvad skal årshjulet indeholde?

Årshjulet skal være en arbejdsplan for bestyrelsen, som indeholder opgaver og mål, bestyrelsen skal arbejde efter. Typisk er der to kategorier af opgaver, som indgår i bestyrelsens årshjul:

  • De faste opgaver, som en bestyrelse skal varetage
  • De for året planlagte udviklingsopgaver eller mål, som bestyrelsen vil varetage med henblik på at skabe værdi i virksomheden.

I den første kategori er der overordnet 4 opgaver, der skal indgå i årshjulet:

Faste opgaver, som en bestyrelse skal varetage

  • Lovmæssige opgaver som årsregnskab, generalforsamling osv.
  • Krav til bestyrelsens arbejde som følge af lovgivning, anbefalinger osv.
  • Opgaver fastlagt i bestyrelsens forretningsorden
  • Løbende information og kontrol i forhold til den løbende drift

Typisk er det ikke et problem for bestyrelserne at fastlægge opgaverne i denne kategori i en års­plan, da det er opgaver, som er meget konkrete og historisk har været varetaget og fastlagt på et fast møde i en længere årrække.

I den anden kategori er der overordnet 2 opgaver, der bør indgå i årshjulet:

Årligt planlagte udviklingsopgaver, som bestyrelsen skal varetage

  • Opgaver med hensyn til målsætning, strategiudvikling osv.
  • Særlige opgaver og mål med udgangspunkt i aktuelle forhold

Det er især denne kategori af opgaver og mål, som er vigtige at få fastlagt i årsplanen med henblik på at skabe en sammenhængende og målrettet prioritering af udviklingsopgaver og mål for besty­relsen. Og samtidig er det ofte disse opgaver, der forbigås, hvis bestyrelsen ikke har udarbejdet en årsplan.

Samlet er det vigtigt, at årshjulet indeholder alle årets arbejdsopgaver i bestyrelsen, således at planen bliver så retvisende og realistisk som muligt.

Årets forløb

En vigtig opgave i prioritering af opgaveflowet i bestyrelsen er koordinering med direktionens og ejernes årshjul. Der vil i forhold til direktionen være temaer, som skal times i forhold til direktio­nens og virksomhedens årsplan generelt, eksempelvis resultatlønskontrakt og budgetlægning.

I forhold til ejerskabet vil der for mange offentlige bestyrelser ofte være en koordinering med en kommunal eller ministeriel årsplan, der stiller krav til tilpasning af bestyrelsens årshjul. Det kan eksempelvis være indberetning af organisationens resultater og målopfyldelse. I figuren til venstre fremgår en visuel fremstilling af sammenhængen mellem bestyrelsens og direktionens samt besty­relsens og ejerskabets årsplaner.

Planlægning af antal møder og indhold

Ud fra en oplistning af bestyrelsens arbejdsopgaver for et forestående år og en koordinering med ejerskabets og direktionens årsplan kan årets møder fastlægges og indholdet beskrives. Organisationen vil i langt de fleste tilfælde arbejde med et mødeantal, som allerede er fastlagt i bestyrelsens forretningsorden. Med en vurdering af det kommende års arbejdsmæssige omfang er det imidlertid en god mulighed for kort at gøre status og eventuelt revurdere antallet af årlige møder.

En årsplan skal udarbejdes ud fra det konkrete behov i den enkelte organisation og bestyrelse. Nedenstående er dog en tentativ skitse over punkter, som årsplanen bør indeholde.

Anvendelse af årshjulet

Efter fastsættelse af årsplanen er det bestyrelsens opgave at sikre, at planen bliver fulgt og opga­verne varetaget. Det er naturligvis efter omstændighederne som ved enhver anden plan vigtigt at holde ekstraordinære møder, hvis det bliver nødvendigt, ligesom det kan blive nødvendigt at skærpe eller flytte fokus.

Komunikado din Drupal CMS-udvikler

Dagens Dagsorden – Forum for Offentlige Bestyrelser – ejet af Pluss Knowledge
Tlf: 7026 5126 – H. H. Seedorffs Stræde 3, 4. tv., 8000 Aarhus C